Document management - ito ay isang mahalagang link sa office

Sa ilalim ng dokumento upang maunawaan ang mga alituntunin kung saan naka-sign advance na solusyon sa loob ng enterprise o institusyon mula sa sandaling dumating sila sa archival storage. Ang batayan ng konsepto na ito ay upang makabuo ng mga dokumento, ang pagsasaalang-alang ng ang paglipat ng mga ehekutibong mga katawan, dala ang mga kaayusan para sa pagpapatupad, certification, pagpaparehistro, ipadala ang mga ito para sa imbakan.

Ang prosesong ito, na tumatagal sa account paggalaw ng isang halimbawa na dokumento na may ang bilis ng paggalaw sa mga pangyayari. Document management - isang proseso na dapat na balanse sa ang impormasyon na gawain ng administrative patakaran ng pamahalaan, ang mga babasahin ng bawat indibidwal na mga solusyon, pag-iimbak ng mga bagong dating na mga dokumento.

Ang isang malaking bilang ng mga pagkukulang sa pamamahala sa maraming mga device na nakakonekta lamang sa mga mahihirap na organisasyon ng kilusan ng mga dokumento. Halimbawa, ang dokumento sirkulasyon proseso solusyon sa pamamahala ay dapat isama ang tatlong mga kinakailangang mga bahagi:

• pang-impormasyon ng suporta sa desisyon makers (kabilang dito ang maaasahang impormasyon na nagkukumpirma ang kawastuhan ng mga desisyon);
• dokumentasyon ng solusyon (administrative dokumento);
• kontrol sa pagpapatupad (na kinabibilangan ng organisasyon sa ipinanukalang mga gawa, mga pamamaraan ng pagsasagawa ng gawain, sa pagtalima ng mga tuntunin at kundisyon).

Bilang ay makikita mula sa halimbawa sa itaas, ang mga dokumento - isang koleksyon ng impormasyon, batay sa kung saan ang isang desisyon bibigyan ng katayuan; paghahanda ng mga solusyon, kabilang ang pag-edit, koordinasyon, paghahanda hanggang sa pag-apruba. Ang lahat ng mga hakbang na ito ay nangangailangan ng sa paggalaw ng isang dokumento, hindi lamang sa pagitan ng structural subdivision ng enterprise, ngunit din sa pagitan ng performers, mula sa technicians, mga eksperto, pagtatapos na may mga pinuno. Ang konklusyon mula sa halimbawa na ito ay na ang mas mataas na ang bilis ng paggalaw ng isang dokumento, ang mas mataas ang kalidad ng pagsasagawa nito sa bawat yugto, ang mas mahusay na ang kumpanya sa pamamahala ng proseso bilang isang buo.

Ang terminong mismo lumabas sa panitikan sa mga taon 1920. Pagkatapos ito ay naisip na ang dokumento - ay ang organisasyon ng trabaho, na naglalayong rational organisasyon ng makinarya ng estado bilang isang buo, ang pamamahagi ng mga responsibilidad sa pagitan ng mga iba't-ibang mga performers at mga serbisyo. Sa 1931, ang unang pagtatangka upang pangalagaan ang uniporme ay ginawa control technology institute prinsipyo ng mga talaan management. Ay binabanggit ang mga patakaran sa ilalim kung saan ay dapat na magawa sa reception at paghahatid ng mga dokumento, mga tuntunin ng pagpapatupad, ang regulasyon ay naka-sign. Ang susunod na yugto ng pag-unlad ng ekonomiya nagkamit ng pambatasan regulasyon ganoong bagay tulad ng mga talaan management, kung saan ang diin ay sa mga indibidwal na mga teknikal na mga operasyon. workflow software mga kilos batasan ay hindi nabanggit, bagaman sa katunayan ito ay dumating down lamang sa oras para sa samahan ng mga dokumento paggalaw. Since 1974, ito ay naka-sign sa pamamagitan ng mga pangunahing dokumento na kumokontrol sa buong proseso ng mga papeles, na kung saan ay nagpapatakbo ng sa araw na ito.

Ang batas na ito ay tinatawag na "Pinag-isang Estado System of office" (EGSD), mga puntos na kung saan ay dedikado sa mga organisasyon ng mga paggalaw ng mga dokumento, mga teknolohikal na mga paraan ng pagproseso at application ng mga panuntunan. Sa koleksyon na ito, ito ay formulated ang pangunahing panuntunan: ". Document - isang mabilis na paggalaw ng mga instrumento sa pinaka-madaling maintindihan sa paraan, isama ang isang minimum na oras at labor" Tanging sa pamamagitan ng pagsasanay Adoption ng mga patakaran, maaari mong asahan ang isang pagpapabuti sa mga tao na living pamantayan, pag-unlad ng ekonomiya ng estado.

Upang makamit ang mga layuning ito kailangan matalino, disiplinado, responsable lider, para kanino ang pagpapakilala ng workflow batay sa EGSD, ito ay isang bagay ng karangalan at budhi.