Ang shelf buhay ng mga dokumento sa iyong organisasyon

Sa panahon pagpapatakbo ng negosyo nito, ang kumpanya o kumpanya acquires ang buong archive ng mga mahalagang papel, mahalaga at hindi. Ang ganitong mga negosyo mga dokumento tulad ng mga liham sa mga kasosyo o pag-apruba ng mga menor de edad na isyu para sa mga empleyado, mga kasamahan, o mga pagbati holiday ay hindi ng mga espesyal na kahalagahan.

Yaong na may kaugnayan sa payroll, mga pagbabayad sa pondo, pederal o lokal, mga order at mga tagubilin tungkol sa mga appointment at dismissals, kasama sa kategoryang ng mga taong ay kinakailangan na magkaroon ng isang istante buhay ng mga dokumento sa samahan. mga salitang ito ay tinukoy sa pamamagitan ng batas at panloob na mga order ng Finance Ministry. Sa kasong ito, ang isang pagtuturo № 105 ng 1983/07/29.

Paano nakatutulong ang ulat hinggil resibo at imbakan ng mga materyales, ang kanilang mga kilusan, isang listahan ng mga gawa sa pagsuri ng imbentaryo masasalamin sa ang mga account, mga panahon ng imbakan ng mga dokumento sa organisasyon? Ang lahat ng mga aksyon ay dapat na isang awtoridad: ang pagtatapon ng ulo, na kung saan ay batay sa isang legal na dokumento pangasiwaan.

Narito ito ay mahirap upang kumatha ng isang bagay, at ito ay hindi kinakailangan, bilang doon ay isang batas na gusto mong isagawa. responsibilidad prinsipyo ay simple: kung sino ang naka-sign ang pagkakasunod-sunod, siya ay responsable para sa kanyang pagpapatupad.

Storage, pag-archive at kundisyon

Ang lahat ng pananagutan na dokumentasyon ay dapat isampa sa alinsunod sa mga tuntunin ng kanyang pagkakalikha. Sa panahon ng isang-kapat, o taon, depende sa bilang at dami. Ang isang maliit na kumpanya ay magagawang Iyong kinulong ilang mga archives para sa taon, habang ang "makapal" ng kumpanya ay mahirap na ilagay ang mga dokumento sa isang-kapat sa isang solong cabinet.

Archive nilikha nang direkta sa samahan, at paglikha nito, pati na rin ang tagal ng imbakan ng mga dokumento sa isang samahan ay dapat na suportado ng ang pagkakasunod-sunod ng mga pinuno ng mga kundisyon at ang paraan ng kanyang paglikha. pagkakaloob na ito ay dinisenyo sa pamamagitan ng pamamahala, at nagiging batayan para sa pagpapanatili ng mga archive. posisyon ay pinag-ugnay sa mga panuntunan sa trabaho Rosarkhiv at kung hindi mo susundin ito sa lahat ng mga bilang, dapat itong sumunod sa mga pangunahing mga prinsipyo ng kanilang mga item.

Ang pangunahing mga parameter ng sanggunian, transfer, archive iskedyul ng trabaho at iba pang mga mahalagang kundisyon ay dapat matugunan. Responsibilidad para sa ito ay namamalagi sa ulo. Ito ay malinaw kung bakit ito ay kinakailangan upang sumunod sa mga panuntunan sa pagtatala at upang maiwasan ang kanilang kawalan o pinsala. Sa kaso ng mga tseke, palatutol mga isyu sa pagitan ng mga organisasyon at ang mga buwis at iba pang mga awtoridad, sa kaso ng paggamot ng mga manggagawa para sa mga kita na pahayag ay kailangang sumangguni sa mga dokumento mula sa archive.

Kung hindi ang organisasyon mismo, ang archive ay maaaring magbigay sa out ng ganitong uri ng mga dokumento at mga sertipiko, upang maiwasan ang unclarified puntos. Kapag obserbahan ang mga tuntunin ng imbakan ng mga dokumento sa samahan, pagkatapos ay ang tao ay madaling mag-aplay para sa isang sertipiko, pagreretiro.

Ang shelf buhay ng mga dokumento sa iyong organisasyon

May ay isang konsepto ng mahigpit na pananagutan dokumento. Ang mga ito ay isa lamang sa mga dokumento hinggil sa mga financial statement at ang pagbuo ng ang base ng buwis. Ang mga dokumento ay nai-file sa isang ipinag-uutos na batayan. Ang shelf buhay ng mga dokumento sa enterprise, pati na rin sa samahan (kumpanya), na pinamamahalaan ng pareho.

Ang tukoy na terminong ginamit sa imbakan direkta nang bumili o iba pang dokumento na tinukoy sa listahan ng mga standard na mga dokumento (management), na kung saan ay mayroon ding isang tiyak na shelf buhay ng mga ito. Mayroong isang bilang ng iba pang mga normatibo kilos at mga order, na sumasalamin sa isang panahon ng imbakan ng mga dokumento negosyo. Ipahiwatig ang isang tiyak na tagal ng pagpapanatili para sa bawat dokumento sa isang article ay hindi posible. Ngunit maaari mong buksan ang listahan at kumuha ng lahat ng kinakailangang impormasyon tulad ng kinakailangan. Maaari lamang kami sabihin na ang minimum na tagal dokumento retention - 5 taon, at ang maximum - 70.

Ang shelf buhay ng mga dokumento sa archive

Kapag ang isang organisasyon, kumpanya o negosyo tinatapos ang kanyang mga gawain, at pagkatapos ay hihinto sa kanya, ang buong dokumento ay napapailalim sa pag-uuri. Hindi kinakailangang dokumento ay maaaring magkaroon ng anumang kapalaran, sa paghuhusga ng management. Mga dokumento na ikaw ay may shelf buhay ng 5 hanggang 70 taon, ay dapat na ipinadala sa mga archive (bilang sila ay naka-imbak), o maaaring pumasok sa imbakan sa legal na kahalili. Ang mga dokumento ay dapat maihain, na may bilang, lansag isang accessory department o structural units, ay interwoven na alinsunod sa kronolohiya. Ang pamagat ng pahina ay dapat maglaman ng impormasyon na may isang listahan at mga folder matugunan ang mga pangunahing kinakailangan:

• Sheets sa hindi hihigit sa 250 piraso ng folder.
• Ang kapal ng folder ay hindi higit sa 40mm.
• Imbentaryo ng mga dokumento na nakapaloob sa folder.

Kapag nagpapadala ng mga dokumento sa archive ay ginawa ng isang kasunduan sa transfer, at din naipon ng isang imbentaryo ng lahat ng mga dokumento na natanggap sa dalawang kopya, isa sa kung saan ay nananatiling sa organisasyon (sa transferee) o isang tao na interesado sa pagpepreserba ito. Ang parehong mga kopya ay dapat maglaman ng impormasyon sa ang paglipat ng mga dokumento sa archive, magkaroon ng isang signature ng taong tinanggap ang mga dokumento at pagtatatag ng pag-print.