Imbakan ng mga kontrata sa organisasyon: ang regulatory framework, ang timing

Imbakan ng mga kontrata na nauugnay sa ilang mga problema. Sa partikular, sa ilang mga kaso napakahirap upang matukoy kung saan i-type ang iniuugnay sa partikular na instrumento, kung paano mag-store ito, sa ilalim ng kung ano ang mga kondisyon, kung paano upang sirain at iba pa. Ang lahat ng mga salik na ito ay pamamahalaan ng mga batas, ngunit dahil sa ang katunayan na ang isa at ang parehong kontrata sa iba't ibang mga sitwasyon ay maaaring mangailangan ng iba't ibang tagal ng imbakan, madalas na magkaroon ng lahat ng uri ng mga problema, ambiguities, at iba pa. Intindihin ang lahat ng ito ay kinakailangan, bagaman maaari itong maging mahirap hawakan. Dapat itong nauunawaan na sa kaso ng mga di-pambatasan mga kinakailangan sa mga lugar tulad ng mga kontrata na imbakan sa archive, mga talaan ng pamamahala ay maaaring hindi lamang maging hindi epektibo, ngunit din mapanganib sa mga tuntunin ng mga posibleng parusa o multa.

Bakit itago?

kontrata ay dapat sa lahat ng oras magiging available hindi lamang sa oras ng kanilang mga pagkilos, ngunit din pagkatapos. Maaaring kailanganin ng ilang mga impormasyon, na kung saan ay makikita sa mga dokumentong iyon, ang ilang mga data na hinihiling ng pamamahala, at iba pa. Maraming mga hindi pagkakaunawaan, na karaniwang binubuo sa ang katunayan na ang isa o ang iba pang mga bahagi ng masamang pananampalataya na naaayon upang matupad ang mga obligasyon nito ay maaaring maging direksiyon gamit ang treaty bilang sa labas ng hukuman at pormal na sa hukuman. Dapat mo ring isaalang-alang ang posibilidad ng pagdala ng pag-audit ng mga tiyak na panahon, na kung saan ay ipinatupad sa pamamagitan ng estado nangangasiwang katawan. Maaari rin nilang humiling ng dokumentasyon para sa isang tiyak na panahon, at kung ang imbakan kontrata sa organisasyon, ang termino ng kanilang pagkawasak, at iba pang katulad na mga function ay ginanap nang hindi tama, ay maaaring sumailalim sa napaka-malubhang multa. Natural, ang unang bagay ay upang sisihin ang pamumuno, ngunit pagkatapos ang sitwasyon ay nagpapatatag, ang punong kinakailangang tandaan kung sino ang dapat sisihin, siya ay nagkaroon ng problema sa labas ng asul. Iyon ay ang kontrata at anumang iba pang mga dokumento ay dapat na mahigpit na pinananatiling stipulated oras. Maraming mga kumpanya ay karaniwang gusto upang regular na palawakin ang archive, at wala sa lahat upang sirain upang maiwasan ang mga posibleng problema, kaysa upang gumawa ng isang pagkakamali at pagkatapos ay magsaliksik sa mga kahihinatnan.

batas

kontrata imbakan sa samahan Law naglalarawan lubos na malinaw, kung hindi mo isaalang-alang ang katotohanan na ito ay hindi laging posible na tama tantyahin ito o na dokumento. Sa pangkalahatan, mga kontrata nang direkta sa isang hiwalay na batas ay hindi, sila ay tinukoy sa pangkalahatang listahan ng mga karaniwang arkibal mga dokumento (o sa pamamahala ng mga arkibal mga dokumento), na nabuo sa proseso ng paggana ng mga organisasyon, mga ahensya ng pamahalaan, lokal na pamahalaan at iba pa. Ang parehong mga pagpipilian ay naglilista ng parehong may pamamahala at may mga karaniwang mga dokumento, inaprubahan ng Ministry of Culture and Mass Communications ng Russian Federation. Ang uri na may kaugnayan sa administrative mga dokumento, may number 558 mula sa 2010/08/25 ng taon, at ang ikalawang uri - № 1182 mula sa 2007/07/31 taon. Pag-aralan ang mga dokumentong ito ay mataas na inirerekomenda, ngunit ito ay pinakamahusay na upang ihiwalay ang proseso ng pag-aaral para sa kanilang sarili ang eksaktong mga papeles, na ginagamit sa isang partikular na institusyon at nauugnay sa isang tukoy na lugar ng responsibilidad. Ang mga listahan ng masyadong maraming impormasyon upang matandaan ang lahat ng ito, ngunit kung matukoy mo kung ano ang mga babasahin sa kung ano ay sumasaklaw at kung magkano ay naka-imbak, malamang, imbakan kontrata ay magiging magkano ang mas simple at mas madali. Sa maraming mga kaso, ang lahat ng ginamit na papel na sakop ng 3-4 puntos, upang pag-aralan nang detalyado iyon ay hindi kaya mahirap.

iba't ibang uri

Ito ay gumagamit ng dalawang pangunahing sistema ng paghihiwalay ng mga kasunduan para sa kanilang pag-iingat. Kaya, ang hindi bababa sa karaniwang sistema ay na sumailalim sa shelf buhay. Maglaan ng isang maikling-term, pang-matagalang at permanenteng imbakan. Ang unang pagpipilian ay nagsasangkot ng isang kontrata para sa isang panahon ng hanggang sa 10 taon. Ang pangalawang - ng higit sa 10 taon. Permanenteng ay pinaka-madalas na ginagamit lamang kapag sirain ang dokumento ay hindi maaaring maging sa lahat. Ang system na ito ay hindi masyadong maginhawa. Imbakan ng mga kontrata sa archive, na tuntunin ay tinukoy sa paraang ito, madalas na humahantong sa pagkalito at mga error kaysa sa aktwal na tumutulong upang ilagay sa rekord-iingat na proseso. Dahil ang isang karaniwang sistema ay na sumailalim sa uri ng kontrata. Karamihan sa mga negosyo sila ay dumating sa tatlong pangunahing varieties: ang profile, bahay at paggawa. Ang una at pangalawang para sa pinaka-bahagi ay pareho, at sila ay karaniwang lamang ang nag-iingat sa loob ng limang taon. Ito ay nauunawaan na sa ilalim ng profile ay tumutukoy sa lahat ng mga kontrata at lahat ng mga dokumento direkta na may kaugnayan sa ang pangunahing larangan ng aktibidad ng organisasyon. Ikatlo, ang uri ng mga kontrata sa trabaho, sa maraming mga kaso, ay din na naka-imbak lamang ng 5 taong gulang, ngunit sa ilang mga sitwasyon, panahon na ito ay maaaring tumaas nang malaki-laki. Halimbawa, kung walang account, pagkatapos ay tulad ng isang kontrata ay kailangang ma-imbak para sa hangga't 75 taon, na kung saan ay hindi masyadong maginhawa. Sa katunayan, kung hindi mo lalo na pumunta sa ang problema, maaaring ito ay nagkataon limitahan ang shelf buhay ng 5 taon at kalimutan ang tungkol sa problema. Ngunit sa ganitong sitwasyon malamang na makaligtaan ang ilan sa mga kadahilanan na maaaring dagdagan ang panahon na kung saan storage kontrata ng isang katulad na format ay dapat na ipinag-uutos, at iyon ang kapag maaari mong siguraduhin ng multa o iba pang mga problema, na sinusubukan upang maiwasan ang anumang maliwanag na isip tao.

Ilipat sa archive

Pamamaraan para sa paglilipat ng mga kontrata na deposito sa archive, mga tuntunin ng kung saan ay expired na, maaaring mag-iba depende sa kumpanya. Sa ilang mga kaso, mga empleyado kailangan lang panagutin ang mga dokumento sa bawat isa at inilagay sa isang madilim na sulok, na kung saan ay itinuturing na isang archive. Ngunit mula sa isa pang kumpanya sa buong proseso ay maaaring malinaw na inilarawan sa standard dokumentasyon, Ipakikita ang mga indibidwal na responsable para sa mga file, o kahit na isang espesyal na nomenclature panuntunan para sa pag-file, mag-log at iba pa. Ang parehong mga pagpipilian ay maaaring maging komportable, depende sa maraming mga kadahilanan. Halimbawa, ang unang opsyon ay angkop maliit na kumpanya na may isang katamtaman turnover. Magkakaroon hindi kaya maraming mga dokumento, na maaari mong palaging madaling mahanap ang lahat sa parehong madilim na sulok. Ngunit ang pangalawang, sinabi ang sitwasyon ay malubhang naaangkop na mga korporasyon, na account para sa isang mahusay na bilang ng mga empleyado, at kailangan lang ay dapat sa anumang paraan ay hindi lunurin sa dokumento. Ang pangkalahatang tuntunin, na kung saan ay naiiba kontrata imbakan sa ang mga samahan ng anumang anyo ng pagmamay-ari, na ang panahon ng transmisyon sa archive. Bilang isang panuntunan, mga kawani ay kinakailangan na magpadala ng mga dokumento hanggang sa isang tiyak na tagal ng panahon, nang walang kinalaman sa kapag sila ay talagang ran out of time na mga hakbang. At kadalasan, tulad ng pag-archive ay nangyayari sa simula ng taon. Iyon ay, kahit na ang kontrata natapos noong Pebrero, ay mayroon pa ring maghintay hanggang sa susunod na taon upang ilagay ito sa imbakan.

pagkawasak

Tulad ng nabanggit sa itaas, dahil lang sa hindi ka maaaring sirain ang kasunduan. Una kailangan mong tiyakin na tunay ay ang tamang oras. Tanging pagkatapos ay maaari naming sirain ang dokumentong ito. Ngunit ang mga aksyon ay maaaring madalas na mapanganib na kahihinatnan nito, na kung saan ay kung bakit ang karamihan ng mga empleyado ginusto upang gawin itong para lamang sa pangunguna ng pagbibigay-parusa. Ito ay ganito ang hitsura: employee nakolekta ng isang sample ng lahat ng mga papeles na kung saan ay naka-out na panahon o darating sa isang dulo. Imbakan ng mga kontrata sa planta, ito ay kanais-dapat na binuo upang ang sampling na ito procedure ay hindi kinuha ng mahabang panahon. Pagkatapos, batay sa nakuha listahan, gumawa ng mga ulat ng pamamahala, ang dokumento ay naka-sign, nag-file, at lamang pagkatapos, kapag ang lahat ng ito ay tapos na, ay nagsisimula ang proseso ng pagkasira ng direktang mga kontrata at iba pang katulad na mga mahalagang papel. Imbakan ng mga kontrata sa archive sa isang regular na batayan - hindi ang pinakamahusay na solusyon, lalo na dahil ang ilang mga kompanya kahit na pamahalaan upang gawin itong isang maliit na bit, na nagbibigay sa mga ito sa recycling at iba pa.

EXAMPLE pag-record at imbakan sistema

Upang mas mahusay na maunawaan ang lahat ng mga tampok at ang pangunahing mga punto ng aktibidad ay maaaring magresulta sa isang relatibong simpleng halimbawa workflow samahan dokumentasyon imbakan. Kaya, diyan ay isang miyembro ng kawani, kadalasan ng isang tao mula sa mga tauhan ng accounting, na kung saan ay responsable para sa imbakan ng mga kontrata sa mga kontratista, o anumang iba pang mga katulad na mga mahalagang papel. Ito ay may isang hiwalay na folder kung saan sila naninirahan hanggang sa ang kumilos. Sa lalong madaling isang kontrata ay sarado, ito ay Paglipat sa isang iba't ibang mga folder. Ito ay magiging maginhawa na magkaroon ng isang espesyal na rehistro sa electronic form, kung saan ang mga dokumentong ito ay nakalista sa pagkakasunud-sunod, na nagpapahiwatig ang panahon ng imbakan. Ngunit una, panahon na ito ay dapat na tinukoy. Ito ay pinakamahusay na upang magpatakbo ng isang folder para sa lahat ng mga kagawaran, na sa isang paraan o sa iba pang may kinalaman sa kontrata, upang mas mahusay na maunawaan ang kanilang kakanyahan. Sa pamamagitan ng karanasan ang pangangailangan para sa naturang pagkilos ay mawawala. Pagkatapos, kapag eksakto i-clear kung ano ito ay kumakatawan sa bawat isa sa mga dokumentong naselyohang kongkreto matagalang imbakan. Sa ilang mga kaso ito ay magiging maginhawa upang tukuyin ang mga kontrata at ang pagsasara ng petsa, priplyusovyvaya kanyang 5 taon (o higit pa) upang matukoy eksakto kapag ang papel ay maaaring nawasak. Sa katunayan, kahit na sa simula ng ang organisasyon ng procedure isyu ay hindi lubhang mahirap, ngunit pagkatapos ng matagal na paggamit ito ay pa rin ng higit pa at mas pinadali. Kapag ang imbakan kontrata sa organisasyon, na kung saan ay ang pagkawasak ng buhay ay na-aprubahan, ay ulirang, ang buong proseso ay pumunta sa ilang minuto. At pagkatapos ay dumating ang taon kapag maaari mong sirain ang ilang mga dokumento. Ito ay inalis mula sa folder, i-double-check para sa posibleng mga error at, kasama ang mga listahan ng mga papeles, ibigay sa superbisor. Siya, siya namang, dapat muling suriin kung ang lahat tulad ng tinukoy sa listahan, pati na mananatili itong pinuno ng nagkasala sa kaso ng mga problema. Kung ang lahat ay tama, ang pinuno sign ng pahintulot upang sirain at iyon kung saan lahat ng tao ay dumating bilang kanilang sariling intelligence. Isang tao lang luha at throws. Ang iba ay gamitin ang shredder. Ang iba ay umupo sa basura, magsunog at iba pa.

Kapag ang pagpapanatili ng panahon ay nagsisimula

Ito ay isang napakahalagang tanong, dahil ito itataas ang isang pulutong ng mga pagkakamali sa mga ito. Imbakan ng mga kontrata sa enterprise ng Belarus o ang Russian Federation sa kasong ito, eksaktong pareho, at ay nagsisimula sa sandaling ito kapag ang bagong taon ay nagsisimula, kung saan ang mga partikular na dokumento ay hindi na wasto. Halimbawa, mayroong isang kontrata, na natapos sa Hulyo 15, 2010. Ito ay kinakailangan upang mapanatili para sa 5 taon, ngunit hindi ito maaaring sirain ang Hulyo 15, 2015, at sa unang bahagi ng 2016. Iyon ay, ang ulat nagpunta sa 2011/01/01, at hindi mula sa ikapitong buwan ng nakaraang taon. Kadalasan, upang i-minimize ang anumang pagkakataon ng error, ay idinagdag sa matagalang 1 taon dati nang tinukoy. At lamang matapos na ito ay lumipas, ang pagkawasak ay nagsisimula.

storage Mga Tampok

Sa pangkalahatan, mayroong mga partikular na mga rekomendasyon sa kung paano ito ay dapat magmukhang at trabaho sa archive. May perpektong, ang storage ng sagutin kontrata, pagbabayad sa mga kontratista, labor mga kasunduan at mga katulad naturang pagdodokumento ay dapat na sa isang maaliwalas at tuyo na lugar. Dagdag pa rito, ang mga papeles ay inilagay sa istante (bukas o sarado). Kung pag-aari nila sa mahigpit na pag-uulat forms o dokumento na may markang "trade secret", ito ay dapat na kasalukuyan espesyal na safe. Sa prinsipyo, walang sinuman ay hindi suriin puntong ito, dahil ito ay ang rekomendasyon upang obserbahan na ang pinaka kumikitang mga enterprise. Sa kahulihan ay napaka-simple: kung hindi mo parusahan para sa imbakan sistema mismo, ito ay dahil sa kakulangan ng mga mahalagang papel, na kung saan ay kinakailangan upang ma-madalas na maparusahan. At kung may baha, o mga dokumento ay pupuksain sa anumang iba pang mga katulad na paraan, ang pagsisi para sa ito ay lamang ng isang partikular na kumpanya.

Responsibilidad at performers

Primary at pangunahing responsibilidad ng lahat na pumapasok sa mga kontrata ng imbakan ay magiging pinuno ng organisasyon. Ito ay siya na sa presensya ng mga problema ay responsable sa estado at upang magdusa mula sa lahat ng posibleng mga problema. Dagdag dito, sumusunod sa hulihan niya, ito ay karaniwang ang chief accountant, abogado at ang empleyado na responsable para sa pangangalaga ng mga dokumento. Ngunit kadalasan, ang lahat ng ganoong mga tao ay dapat parusahan na magtungo sa lawak ng error nakapangako sa pamamagitan ng mga ito. Sa katunayan, karamihan sa mga relatibong maliit na organisasyon para sa mga kontrata system sa pagsubaybay ay namamalagi sa ang kagawaran ng accounting. At sa ganitong department chief accountant o ihalal ang kanilang mga sarili, o bilang isang pangkalahatang boto, ang mga tiyak na tao sa singil. Sa ilang mga kaso, ang tao na natatanggap ng isang maliit na pagtaas sa sahod, na dapat bumawi para sa karagdagang dami ng trabaho, ngunit mas madalas, ang huling punto balewalain lang, stressing ang kakulangan ng mga pondo o iba pang katulad na mga kadahilanan. Sa mas bihirang mga kaso, maging responsable para sa pag-iingat ng mga dokumento sa pangkalahatan, at sa partikular na mga kontrata, ay gumaganap abogado. Ngunit ito ay hindi masyadong maginhawa, dahil ang taong ito ay maaari lamang maging responsable para sa mga kontrata, at ang magpahinga ng ang mga papeles ginamit niya upang malaman lamang sa mababaw. Mas maginhawa kapag may isang nag-iisang tao na nakikibahagi sa isyung ito. Ito ay magiging ang pinaka-tumpak at hindi nakagagawa peti makukulit na mga bug tulad nito ay maaaring gumawa ng iba pang mga empleyado.

resulta

Imbakan ng mga kontrata sa organisasyon ay isinasagawa sa batayan ng ganap na pagsunod sa lahat ng mga probisyon ng batas. Ito ay isang paunang kinakailangan, na maaaring tumagal ng sa lahat ng mga problema ng enterprise. Sa kasong ito, ang maliit na nuances, panloob na regulasyon, Registry at mga kaugnay na dokumentasyon ay maaaring naiiba mula firm na firm. Ang pangunahing responsable tao ay isinasaalang-alang upang maging ang boss, ngunit maaari niyang pagkatiwalaan sandaling ito ng ibang tao. Ito ay mapadali ang gawain ng pamamahala, ngunit ay hindi alisin ito mula sa lalim ng responsibilidad para sa posibleng mga error. Iyon ay ang empleyado na pinagkakatiwalaang upang gumana sa arkibal mga dokumento, ay dapat na tulad ng responsable at malinaw na maunawaan ang kanilang mga tungkulin bilang kapalit para sa tunay na pera, sa halip na pandiwang pasasalamat, tulad ng ito ay karaniwang nangyayari sa pagtaas load nang walang kanyang kabayaran na may karagdagang mga pondo upang magbayad.