Pag-archive talaan pamamahala ng organisasyon: GOST, mga tagubilin, mga dokumento, mga panuntunan. Mga patnubay para sa archival talaan management

Pag-archive patakaran talaan management naglalaman ng mga key na kinakailangan upang gumana sa mga papeles at mga materyales na hindi kasangkot sa kasalukuyang mga aktibidad ng kumpanya. Ang mga ito ay formulated alinsunod sa kasalukuyang regulasyon framework, regulasyon nasasakupan processing, compilation at imbakan ng impormasyon. Mga pangunahing termino na ginagamit sa ang balangkas ng mga hanay ng Standard para sa Pag-archive Records Management. Kapag pagbalangkas ang mga ito sa pagsulong account sa paggamit ng teknolohiya at mga advanced na teknolohiya ng impormasyon. Isaalang-alang ang palawakin ang batayan ng archival talaan management.

saklaw

Guidelines para sa arkibal mga talaan ng pamamahala ng mag-apply sa mga ahensya ng pamahalaan. Sila ay kinakailangan din para sa mga negosyo ay nakikibahagi sa ilang mga uri ng trabaho. Sa partikular, ang mga regulasyon nalalapat sa bahagi ng paglalarawan, registration, pagpapanatili at paggamit ng mga dokumento ng Pag-archive fund ng Russian Federation, na tinutukoy sa pag-aari ng estado.

Subdivision ng negosyo, nagtatrabaho sa pelikula, pang-ponograpo, video, mga larawan, mga mapa, agham at teknolohiya, telemetry impormasyon, pinamamahalaan ng mga probisyon na itinakda sa pagpaplano at pag-uulat.

Ang tungkulin at karapatang magtatag organisasyon sa mga archive para sa pansamantalang imbakan ng mga dokumento ng RF AF ay nagbibigay ng ang batayan ng sectoral batas (mula 1993), ang posisyon (mula 1994 at 1998, ayon sa pagkakabanggit.). Ang regulatory framework bumubuo sa legal na gawain ng mga rehiyonal na kahalagahan. Isinasaalang-alang ang mga panuntunan ay hindi nalalapat sa mga dokumento, ang mga gawa na kinokontrol ng Federal Batas № 5485-1 at Presidential Decree № 1203 mula sa 1995/11/30, ang

pagtatapos

Ito ay isang sistematiko muling pagdadagdag ng documentary base ng mga yunit ng enterprise. Pagpili may kasamang pagtukoy:

1. Pagmumulan.
2. Komposisyon ng mga materyales na natanggap.

Bilang bahagi ng aktibidad ay isinasagawa rin sa direktang paglipat ng mga dokumento sa archive. Tulad ng mga pinagkukunan ay ang mga:

1. enterprise unit.
2. Pisikal na tao.
3. Pantulong istraktura.

Ang komposisyon ng mga materyales

para sa arkibal mga talaan ng pamamahala ng pagtuturo ay nagtatakda na ang acquisition ay ginanap pansamantalang (mahigit sa 10 taon) ng mga kaso at permanenteng imbakan. Gayundin nagbubuod impormasyon sa kawani. Kaso kung saan ang shelf buhay ng mas mababa sa 10 taon, bilang isang panuntunan, ang mga archives ay hindi mailipat. Ang mga ito ay nakapaloob sa ang may-katuturang mga bahagi ng enterprise. Sa dulo ng shelf buhay ng gayong mga bagay ay upang mawasak. Detalye ng mga indibidwal na karakter ay nakukuha sa kahilingan ng may-ari. Kasunod, ang mga ito ay ipinadala sa Archives Estado para sa mga permanenteng nilalaman. Ang paglipat ay dapat ding maging materyales Enterprises precursor at likidado pantulong istruktura.

Pag-archive talaan pamamahala at nomenclature

Awtorisadong mga empleyado na magsagawa ng trabaho sa mga materyales enterprise impormasyon, gumawa ng isang sistematikong listahan ng mga kaso. Tinawag niya ang nomenklatura. Sa kanyang formation ay nagpapahiwatig shelf buhay ng mga materyales. para sa arkibal mga tala manual pamamahala prescribes ang awtorisadong division upang masubaybayan at mangasiwa serbisyo ng pagkakaloob sa pagbalangkas ng mga katawagan. Systematic listahan naglilingkod bilang batayan para sa pagbuo ng mga inventories ng impormasyon materyales ng permanenteng at pansamantalang (hanggang 10 taon) sa imbakan. Nomenclature ay isa ring pangunahing accounting dokumento. Ito ay ginagamit para sa pagpaparehistro ng mga kaso ng pansamantalang imbakan, kabilang ang isang termino ng mas mababa sa 10 taon. Ang itinatag nomenclature systematization scheme ay maaaring gamitin kapag pagbuo ng kilos card file gumanap.

pag-uuri

Pagpapanatiling archival talaan pamamahala ay isinasagawa sa tatlong mga uri ng mga katawagan:

1. Typical.
2. Kapuri-puri.
3. Indibidwal na (para sa isang partikular na kumpanya).

Ang unang tumutukoy sa komposisyon ng mga materyales na nabuo sa mga katulad na institusyon. Standard nomenclature ay itinuturing na isang pangkontrol na dokumento. Tinatayang systematization tumutukoy sa tinatayang komposisyon ng mga materyales na impormasyon para sa mga enterprise na ay sakop ng kanyang pagkilos, na nagpapahiwatig ng index. Ito ay may isang recommendatory character. Ang mga uri ng systematization na ginagamit sa pagbuo ng isang indibidwal na hanay at inilipat sa ito nang walang pagbabago.

paghahanda Tampok

Ang mga dokumento para sa archival enterprise pamamahala ng mga talaan systematized sa inireseta form na alinsunod sa mga katawagan ng structural units. Ang huli ay dapat na sumang-ayon at pinirmahan ng mga lider.

Ang mga katawagan ng enterprise ay ginawa sa pangkalahatang form. Ito ay initialed sa pamamagitan ng pinuno ng archive o ang taong namamahala, naka-sign sa pamamagitan ng mga pinuno ng serbisyo ng pagkakaloob o isang awtorisadong empleyado. Nomenclature ay dapat na inaprubahan ng expert komisyon, at pagkatapos ay inaprubahan ng director ng kumpanya. Pagkatapos isakatuparan ang mga pamamaraan ulo ng structural dibisyon ng enterprise na ibinigay ng isang katas ng ang may-katuturang mga seksyon.

Ang mga katawagan para sa mga darating na taon nabuo sa nakaraang isang-kapat ng kasalukuyang panahon. Pag-aarmonya ay isinasagawa ng hindi bababa sa 1 oras sa 5 taon. Kung binago mo ang istraktura at pag-andar ng enterprise, ang isang bagong katawagan.

Ang pamamaraan para sa kino-compile ang Affairs

Pormasyon tinatawag na pagpapangkat gawang ginanap sa alinsunod sa mga katawagan. Pag-archive talaan management organisasyon ay kinabibilangan ng mga systematization ng impormasyon alinsunod sa ang pangalan ng folder. Hindi pinapayagan ang pagpapangkat ng mga nauulit na mga kopya at mga draft. Ang mga pagbubukod ay mataas na halaga sasakyan. hindi dapat na ilagay sa isang folder papel na ibabalik.

Ang pagpapanatili ng archival record-iingat ay ginanap sa isang sentralisadong pagkakaloob handling materyales serbisyo ng impormasyon, at sa isang desentralisado - parehong estruktural yunit, at ang mga dibisyon sa itaas. Pagpapangkat ay ginanap sa ilalim ng direktang pangangasiwa ng mga tao na responsable para sa kaligtasan ng storage media. Kung kinakailangan, ay maaaring kasangkot empleyado ng Archive Estado.

key mga kinakailangan

Pag-archive talaan pamamahala ay isinasagawa alinsunod sa mga kinakailangan ng mga regulasyon. Sa bumubuo ng mga folder na may carrier ng impormasyon na kailangan upang matugunan ang mga sumusunod na kinakailangan:

1. Materyales para sa pansamantalang at permanenteng imbakan ay naka-grupo nang hiwalay.
2. Ang folder na ay kasama sa isang kopya bawat isa sa mga papel.
3. folder ay dapat na kasalukuyan materyales para sa isang taon sa kalendaryo. Ng regulasyon na ito, gayunpaman, may mga pagbubukod. Kabilang dito ang:

• personal na mga file, na kung saan ay binuo sa buong duration ng mga kaugnay na empleyado;
• materyales at kaayusan ng inihalal na komite na standing sa kanila, deputy group, regimented sa panahon ng pagpipisan;
• Papel pang-edukasyon na institusyon, pinaandar at naka-grupo sa isang taong pampaaralan;
• theatrical materyales, characterizing ang mga gawain ng panahon;
• mga kasaysayan, at iba pa.

folder ay dapat na mas mababa sa 250 mga sheet sa isang kapal ng hindi higit sa 4 cm.

Pagpapangkat ng mga administrative na gawain

Pag-archive talaan management ay nangangailangan ng systematization ng mga iba't ibang mga uri ng impormasyon carrier. Ang mga kabilang katangian at administrative na gawain. Sila ay naka-grupo ayon sa uri at kronolohiya ng mga application:

1. Ang mga probisyon ng batas na inaprobahan ng pangkontrol na gawain, kumilos bilang annexes. Sila ay naka-grupo sama-sama. Kung ang mga probisyon, regulasyon, batas na naaprubahan bilang hiwalay na mga gawain, ayusin ang mga ito sa mga indibidwal na mga kaso.
2. Mga order at mga desisyon ng ang mas mataas na istruktura para sa kanilang pagpapatupad ay naka-grupo sa pamamagitan ng mga lugar ng enterprise.
3. Mga order na may kaugnayan sa mga tauhan, systematized ayon sa panahon ng retention. Sa pamamagitan ng isang malaking dami ng impormasyon na materyales pakinabang na gawain sa iba't-ibang panig ng kumpanya, grupo ng hiwalay.
4. Order sa ang susi mga lugar ng aktibidad ay systematized nang hiwalay mula sa mga gawang nasasalungat sa mga tauhan. Halimbawa, ang pagkakasunud-sunod ng archival talaan pamamahala ay kasama sa parehong folder, at ang appointment ng ulo ng dibisyon responsable - sa isa pa.
5. Naaprubahan mga limitasyon, mga ulat, mga pagtatantya, itemized list, mga plano at iba pa. nakapangkat nang hiwalay mula sa mga ito proyekto.
6. Lokasyon ng mga dokumento sa personal na mga file ay isinasagawa sa pagkakasunud-sunod sila ay natanggap.
7. Mukha kawani na pasahod bill systematized sa hiwalay na mga folder. Sila ay nakaayos sa alpabetong pagkakasunud-sunod.
8. Mga reklamo, mga mungkahi, mga mamamayan 'mga reklamo hinggil sa mga ginagawa ng kumpanya, mga talaan ng kanilang mga pagsasaalang-alang at pagpapatupad ay naka-grupo nang hiwalay mula sa mga reklamo ng mga indibidwal para sa personal na mga bagay.
9. Systematics of correspondence ay karaniwang natupad sa isang kalendaryo na panahon sa pagkakasunud-sunod. Sa kasong ito, ang mga sagot ay inilalagay pagkatapos ng tanong. Sa kaso ng pag-renew ng correspondence sa isang partikular na paksa, na kung saan ay nagsimula sa nakaraang taon, ang mga dokumento kasama sa folder ng kasalukuyang panahon. Sa kasong ito ay nagpapahiwatig ng index ng nakaraang taon.

Ang pagsasagawa ng mga carrier ng impormasyon tinanggap para sa pag-iingat

Pag-archive talaan management ay nagbibigay ng isang bilang ng mga kinakailangan para sa estruktural yunit, nagtatrabaho sa mga dokumento papel. Ang pagsasagawa ng carrier ay maaaring bahagyang o kumpleto. Depende ito sa panahon ng imbakan. Buong registration ay isinasagawa bilang respeto sa pansamantalang mga dokumento (mahigit sa 10 taon), ang isang permanenteng nilalaman, pati na rin ang mga gawang nasasalungat sa mga tauhan. Ito ay nagsasangkot:

1. Hardcover / binder folder.
2. Ang bilang ng pagkabilang sa mga sheet.
3. Pagguhit up ang pahina-saksi.
4. Pormasyon ng mga panloob na imbentaryo kung kinakailangan.
5. Ang pagsasagawa ng mga pagsasaayos sa ang mga detalye ng ang takip sheet. Maaari silang hawakan ang pangalan ng enterprise, ang numero ng pagpaparehistro ng mga folder, ang matinding mga petsa, at iba pa.

Materyales para sa pansamantalang imbakan, kabilang ang isang termino ng mas mababa sa 10 taon, iguguhit na bahagi. Kaya, hindi pinapayagan upang isagawa ang systematization ng mga mahalagang papel sa folder, hindi bilang na listahan, huwag maging ng kasiguruhan label.

nuances

Pag-archive pamamahala ng mga talaan - isang aktibidad kung saan ibinibigay ng mga espesyalista hindi lamang sa kaligtasan ng impormasyon carrier, ngunit din ng pagkakataon upang gumana sa mga ito kung kinakailangan. Sa pagtatapos na ito, ang mga kilos constituting ang folder, inihain ng apat na butasin sa isang karton cover. Ang mga ito ay pinapayagan upang panagutin ang isinasaalang-alang ang posibilidad ng pagbabasa ng mga teksto, mga resolusyon, mga petsa ng visa sa lahat ng mga papeles.

Sa paghahanda para sa pagpapangkat ng lahat ng mga Fastener metal ay inalis. Materyales inilaan para sa permanenteng imbakan at binubuo ng partikular na mahalaga o unformatted na gawain ay nakapaloob sa mga folder gated tatlong-balbula na may string o sa espesyal na mga kahon.

Kapag naroroon sa walang umaangking mga dokumento ng isang personal na likas na katangian (trabaho mga libro, mga card, militar cards, at iba pa). Ang mga ito ay ilagay sa isang hiwalay na sobre at inihain ito sa ang magpahinga ng ang mga materyales. Sa katapusan ng ang folder ay dapat na naroroon sa isang blangko sheet-saksi. Sa simula ng folder sutured form para sa panloob na imbentaryo. Upang masiguro ang kaligtasan at pagkakasunud-sunod ng pag-aayos ng bawat sheet ng papel na may bilang na Arabic numeral. Ang patakaran na ito ay hindi akma sa pahina, at saksi form para sa imbentaryo. Numero ay ilagay sa lapis sa kanang itaas na sulok.

Sheet-saksi

Ito ay ginawa ayon sa pagkakasunud-sunod. Naglalaman ito ng mga salita at numero:

1. Bilang ng mga sheet na may numbering.
2. Ang bilang ng mga pahina ng mga panloob na imbentaryo.

Ang sheet-Witness din stipulates na may bilang pagtitiyak. Sa partikular, upang matukoy kung may nakasulat ini-index, nawawalang codes, mga numero ng pahina na may nakadikit litrato, malaking pages format, at iba pa. Sa karagdagan, sa sheet nagpapahiwatig ng pagkakaroon ng pag-print polyeto tungkol sa folder, kung hindi sila ay mamarkahan sa mga pangunahing numbering. Sheet-saksi vised compiler. Ang mga kasunod na mga pagbabago sa status at komposisyon ng mga folder ay dapat na minarkahan sa kanya na may reference sa mga kaugnay na gawain. Ito ay hindi pinahihintulutan gumawa ng sheet-saksi sa pamagat ng pahina ng isang folder o isang net turnover ng huling pahina ng dokumento sa loob nito.

panloob na imbentaryo

Ito ay binuo para sa imbakan at accounting impormasyon na materyal time (mahigit sa 10 taon) at tuloy-tuloy na nilalaman. Internal imbentaryo bilang pinagsama-sama para sa mga negosyo nilikha sa pamamagitan ng varieties ng mga dokumento, mga pamagat ng kung saan ang mga nilalaman ay hindi isiwalat. Ang form ay dapat ipakita ang data sa serial number ng mga pag-atake sa ini-index ng folder, mga pamagat, petsa, at numero ng pahina.

Para sa panloob na imbentaryo naka-attach ang buod record. Ito ay nakasaad sa mga numero at mga salita ang bilang ng mga dokumento kasama sa ito, pati na rin ang bilang ng mga sheet na bumubuo nito. Endorses panloob na imbentaryo compiler. Kung ang isang folder ay nakasalalay o stapled walang anyo ang naipon listahan ay naka-attach sa ang loob ng harap na pabalat.

Mga pagbabago sa komposisyon ng mga materyales ay dapat na nakalarawan sa ang folder na "Mga Tala". Partikular na ito ay tumutukoy sa pag-alis, kapalit ng mga kopya papel, kabilang ang mga karagdagang dokumento sa isang folder. Kasabay ilagay down na mga sanggunian sa ang mga kaugnay na gawain. Kung kinakailangan, maaaring nabuo sa pamamagitan ng ang bagong entry sa sheet na nagbubuod panloob na imbentaryo, pati na rin ang pamagat ng pagkasakdal sa witnessing folder.