Ang pamamahala ng sulat (sample)

Ang pamamahala ng sulat - isang dokumento na kung saan ay isang mahalagang bahagi ng negosyo komunikasyon. Karamihan sa mga madalas na ito ay ipinadala sa pamamagitan ng koreo at naghahain ang palitan ng impormasyon sa isang espesyal na paraan.

pangunahing mga konsepto

Business pagsusulatan ay kailangan upang harapin ang iba't-ibang mga pang-ekonomiyang o production isyu. Sa pamamagitan ng tulong sa mga negosyo at mga organisasyon makipag-usap sa mga panlabas na kapaligiran: mga kasosyo, mga customer o mga ahensya ng pamahalaan. Karaniwan na ginagamit para sa ang sulat na ito sa pamamahala.

Ito ay karaniwang tinutukoy bilang isang nakasulat na dokumento, na maaaring maging:

• Bilang tugon sa mga dati nang natanggap na mensahe o mga kahilingan;
• kasamang papel guided ipinadala kasama ng iba pang mga instrumento o materyales;
• inisyatiba sulat sa kaso kung saan ang iba pang mga mode ng komunikasyon ay hindi posible.

Ang bawat isa sa mga pagpipiliang ito ay may sariling mga katangian. Gayunpaman, may mga karaniwang patakaran, ayon sa kung saan ay karaniwang gumawa ng anumang opisyal na sulat. Ito ay naiintindihan, dahil ito ay isang liham na negosyo, halimbawa, madalas ay nagsisimula sa pagtatapos ng karamihan ng mga transaksyon. Ang isang mahusay na binuo dokumento ay maaaring lumikha ng sa destination ng isang kanais-nais na impression sa hinaharap potensyal na mga kasosyo.

Mga uri ng mga titik na negosyo

Depende sa ang impormasyon na naglalaman ng opisyal na sulat, maaari itong maging:

1. Sumasakop. Sa kaso na naglalaman ng mensaheng iyon sa kanya doon ay isang suite ng mga application.
2. Claims. Iyon ay, ito nagpapahayag ng kawalang-kasiyahan sa isang partikular na sitwasyon (claim).
3. Guidance. ilang mga indications ay ibinigay sa text.
4. Warranty. Ang nagpadala Kinukumpirma ang katuparan ng mga hinaharap na mga obligasyon na itinakda sa dokumento.
5. Impormasyon. Ang sulat ay naglalaman ng impormasyon na maaaring maging ng interes sa tatanggap.
6. Advertising. Ang impormasyon ay ibinibigay upang akitin sa kooperasyon.
7. Letter of notification. Para sa impormasyon tungkol sa mga pampublikong mga kaganapan.
8. Letter of confirmation. Ito ay tala ng katotohanan ng pagkuha ng mga o iba pang mga dokumento o mga materyales.
9. Letter of request. Ang teksto ay naglalaman ng isang apela sa insentibo ng tatanggap to action.
10. Letter ng mensahe. Ito ay nagbibigay sa nagpadala ng tiyak na impormasyon ng mutual interes sa mga partido.

Ang layunin ng mga dokumentong ito ay ang pag-uugnayan sa pagitan ng mga organisasyon o departamento.

Compilation ng claim sulat

Sa usapin ng kooperasyon minsan may mga sitwasyon kapag ang isa sa mga partido, para sa kahit anong dahilan, ay hindi matupad ang mga obligasyon nito. Sa kasong ito, ang unang partner ay nagpapadala ng isang sulat sa kanyang kamukhang-mukha. Ipinaliwanag niya kung ano ay karaniwang nagtatanghal ng kanyang mga panukala para sa pag-aalis ng mga paglabag sa kanyang mga karapatan. Ito ang opisyal na sulat. Ang isang sample ng mga naturang isang dokumento, maaari kang lumikha nagkataon. Sa kasong ito, ang mga sumusunod na mga punto ay dapat na isinasaalang-alang:

1. Ang estilo ng pagsulat ay dapat na ang mga opisyal na negosyo sa pag-install ng partnership.
2. Ang kakanyahan ng ang claim ay dapat na ipinahayag nang napakalinaw.
3. Sa panahon ng pagtatanghal ng impormasyon na kinakailangan upang mapatakbo convincingly kongkreto katotohanan.

Sa sulat na reklamo ay dapat maglaman ng:

• detalye ng nagpadala (pangalan, tirahan at numero ng telepono);
• kumpletong impormasyon tungkol sa mga destinasyon;
• paglalarawan ng mga pangyayari kung saan nagkaroon ng isang hindi pagkakasundo sitwasyon;
• isang sanggunian sa mga legal na kaugalian, na siya namang sinira counterparty;
• tiyak na kinakailangan upang puksain ang mga paglabag, na nagpapahiwatig ang tiyempo ng kanilang pagpapatupad;
• kahihinatnan na maaaring mangyari kung ang paghadlang partido umalis mula sa kanilang pagpapatupad.

Partikular na atensiyon ay dapat bayaran sa kung paano ang mga serbisyo ay binubuo sulat. sample ay dapat na binuo upang ang mga may-sala ay hindi malasahan ito bilang isang pananakot. Dapat ito ay remembered na ito ay isa lamang paalala demanding na pagsunod sa mga batas.

disenyo ng mga patakaran

Partikular na atensiyon ay dapat bayaran sa disenyo ng mga titik management. Gayunpaman, ang batas ay hindi nagbibigay ng para sa anumang mga mahigpit na patakaran at regulasyon.

Sa kabila ng ito, ang mga sumusunod na mga punto ay dapat na itinuturing na ipinag-uutos sa paghahanda ng naturang mga dokumento:

1. Ang anumang opisyal na sulat ay dapat na nakasulat sa form. Ito ay binuo ng mga eksperto nang maaga sa office at maaprubahan ng isang-sunod ng mga director.

2. Ang dokumento ay dapat maglaman ng mga tiyak na detalye:

2.1. Impormasyon tungkol sa mga tatanggap at nagpadala.

2.2. Reference number at petsa ng liham na ito. Ito ay kinakailangan para sa pagpaparehistro.

2.3. I-link sa mga katulad na impormasyon tungkol sa mga sulat-kahilingan, kung ang dokumento ay isang tugon sa mga ito.

2.4. Titulo.

2.5. Impormasyon tungkol sa pagkakaroon ng anumang mga application na may ang kanilang mga pangalan at numero.

2.6. Impormasyon tungkol sa mga tao ng pag-sign ang dokumento (posisyon at ang pangalan).

3. Sa isang sulat upang mabasa sa lamang ng isang katanungan. Ang pagkakaroon ng maramihang mga palubhain ang pagpili ng artist.

4. Ang impormasyon ay dapat na itakda out napaka daglian, ngunit ito ay malinaw. Ito ay kanais-nais na ang teksto ay tumatagal ng hindi hihigit sa dalawang pahina.

5. Ang karapatang tukuyin ang mga detalye ng mga benepisyaryo. Kung kami ay pakikipag-usap tungkol sa mga organisasyon, kailangan mong sumunod sa mga sumusunod na pagkakasunod-sunod:

5.1. Pangalanan ng kumpanya (sa palagyo kaso).

5.2. Ang istruktura unit (kung kinakailangan).

5.3. Position destination (sa datibo).

5.4. Ang kanyang initials.

5.5. Ang mailing address ng kumpanya.

6. Kung maramihang mga tatanggap, kailangan mo munang tukuyin ang mga pangunahing, at pagkatapos ay ang iba.

Ang pagkuha sa account ang lahat ng mga kadahilanang ito, ang disenyo ng mga titik ng pamamahala, sa prinsipyo, hindi magiging mahirap.

Ang pagkakasunud-sunod ng pagtatanghal

Sa dokumento ay pinagsama-sama nang tama, dapat mong isaalang-alang ang tiyak na pagkakasunud-sunod ng pagtatanghal ng impormasyon sa loob nito. Halimbawa, maaari naming isaalang-alang ang mga opsyon ng kung paano sumulat ng isang opisyal na sulat ng tugon. Unang kailangan namin upang tandaan na, ayon sa mga patakaran ng magandang kaugalian, ito ay kinakailangan upang tumugon sa mga impormasyon sa loob ng mga araw ng pagtanggap nito. Kung kami ay pakikipag-usap tungkol sa mga mensaheng e-mail, ang pinakamainam na oras ay hindi higit sa dalawang oras. Sa kaganapan na sumunod sa naturang mga patakaran ay hindi posible, ito ay mas mahusay na upang magpadala ng mensahe sa partner.

Ang sulat mismo, sa katunayan, ay binubuo ng dalawang bahagi:

1. Pagpapakilala. Ang nagpadala ay nagtatakda ng tema, ang mga sanhi at pundasyon ng kanyang pagsusulat. Maaari kang sumangguni sa mga regulasyon, na kung saan sa pamamagitan ng batas ay ang batayan para sa pagbibigay ng isang sagot. Bilang karagdagan, dapat kang magbayad ng pansin sa ilang mga punto hinggil sitwasyong ito. Sila ay makakatulong upang ipakita ang kakanyahan ng ang tanong.
2. Buod. bahagi na ito ay naglalayong sa nagpapaliwanag at kapani-paniwala. Ang teksto ay dapat na maigsi, malinaw at madaling maintindihan, at itakda out ang mga katotohanan - napatunayan at layunin. Kung kinakailangan, maaari sila ay nakumpirma na sa pamamagitan tunay na figure.

Pagkatapos tulad ng isang text ay karaniwang sinusundan ng isang listahan ng mga application. Magtatapos isang dokumento pinirmahan ng nagpadala. Bilang karagdagan, ito ay kinakailangan upang malaman kung paano sumulat ng isang opisyal na sulat, sa order ay hindi upang saktan ang damdamin ng mga tatanggap. Una, ang mga sanggunian sa ito ay kanais-nais na magsimula sa ang pariralang "Minamahal." Pangalawa, maaari mong gamitin ang text pandiwang participle parirala tulad ng "pagkakaroon ng maingat na isinasaalang-alang ang iyong panukala," o "upang lubusan subukan ang iyong mga komento." Ang gayong pagsunod sa tuntunin ng magandang asal ay lamang makinabang magkabilang panig.

pagkilos Procedure

Drafting opisyal na mga titik ay ang responsibilidad ng mga clerks, mga kalihim o iba pang mga empleyado na nakatalaga ang mga tungkulin. Ang pagiging tinanggap para sa trabahong mayroon sila upang sumunod sa sa kanilang mga pagkilos sequence. Ang proseso ng tulad ng isang dokumento sa pangkalahatan ay ipinapasa sa pamamagitan ng mga sumusunod na hakbang:

1. Maingat na pagsusuri sa mga pangyayari ng mga bagay na ito. Dapat mong ganap na kontrolin ang sitwasyon upang masuri ang mga posibleng solusyon.
2. Pagguhit up ng sulat draft. Ito ay kinakailangan upang isaalang-alang ang lahat ng mga iniaatas na nakalagay sa itaas.
3. Pag-aarmonya ng inihandang teksto. Minsan ito ay kinakailangan upang i-edit ang liwanag ng mga komento ng ulo. Maaari niyang gumawa ng ilang mga paglilinaw o pagpapaliwanag sa paksa.
4. Pag-apruba ng kanyang supervisor.
5. Ang finalization at pag-sign ng dokumento.
6. Registration titik.
7. Pagpapadala ng mail sa tatanggap.

Pagkatapos lamang ng pagpunta sa pamamagitan ng lahat ng mga yugto, ang titik naabot ang tatanggap, ay magagawang upang matupad ang kanyang misyon.

ipinag-uutos na mga regulasyon

Upang maglagay ng isang opisyal na sulat, dapat mong tandaan na ang unang pahina ng kinakailangang naka-print sa isang espesyal na form. Para sa iba pa, maaari mong gamitin ang regular na malinis na mga sheet ng A4. Eto ay dapat na remembered na ang mga napaka-text field ay may mga limitasyon: upper at lower 2 cm, kaliwa - 3,5 cm, kanan - 1 cm. Ito ay hindi kinakailangan upang basagin ang batayang sukat upang magkasya ang mga impormasyon sa isang pahina. Ito ay mas mahusay na upang obserbahan ang lahat ng mga patakaran at idagdag lamang ang isang karagdagang pahina.

I-type ang teksto ay dapat ding maging ayon sa mga panuntunan:

1. Upang i-print, gamitin ang karaniwang font Times New Roman. Ibang mga pagpipiliang mas mahusay na hindi mag-apply.

2. laki ng font din regulated:

• para sa pangunahing teksto - 14;
• mga pahina alignment, at ng isang marka ng pagganap - 12.

3. Paglalagay ng mga detalye ginanap din sa alinsunod sa mga alituntunin:

• espasyo sa pagitan ng mga linya - 1;
• text-align ay ginawa sa pamamagitan ng "width";
• transfers ay awtomatikong inilagay;
• ang distansya mula sa header upang ang serial number ay 2 line spacing, at mula sa mga ito sa main text - 3.

Pagsunod sa mga pamantayang ito ay sapilitan para sa tamang pagpapatupad ng ang mga titik naaayon sa destination.

mga detalye ng lokasyon

Upang gumuhit up ng isang standard na negosyo sulat, kailangan mong malaman eksakto kung saan sila ay dapat mailagay, ang mga detalye at mga bahagi. Ang sagot sa mga tanong ay naglalaman ng isang GOST R 6.30-2003. Ito ay naglalarawan sa detalye ang form ng mga opisyal na mga titik. Sa katunayan, ito ay isang sample na kung saan ang kabuuan ng lahat ng mga detalye ng mga dokumento ay matatagpuan sa isang tiyak na paraan. Ito ay kinakailangan upang:

1. Upang mapag-isa ang proseso ng self registration office (negosyo) na mga titik.
2. Magagawang upang mag-advance centrally ihanda ang standard form, pagbabawas ng kailangan upang maisagawa ang trabaho nang manu-mano.
3. Mapadali at mabawasan ang oras na visual pagbawi ng impormasyon.
4. Palawakin ang mga kakayahan sa pagproseso ng mga titik sa tulong ng mga computer at iba pang kagamitan.

Kaya, para sa maginoo negosyo sulat ay gumagamit ng 30 karaniwang mga detalye, na kung saan ay matatagpuan sa labing-isang compulsory lugar:

• logo at sagisag;
• may-akda;
• paunang data;
• header;
• pag-apruba;
• addressee;
• resolution;
• teksto;
• mga lagda at mga application;
• koordinasyon at katiyakan;
• marks.

Paglalagay ng impormasyon sa ilang mga sektor ay nagbibigay-daan sa mga propesyonal upang mas mahusay na-navigate ang dokumento, at ordinaryong mga gumagamit pinapadali ang proseso ng paghahanda nito.

pangunahing pangangailangan

Ang ilang mga lider nagkamali naniniwala na maaaring natupad sa negosyo pagsusulatan nagkataon na walang pagsunod sa anumang mga patakaran at regulasyon. Ngunit eksperto na ikaw ang mananagot para sa mga ito, dapat malaman ang mga pangunahing mga kinakailangan para sa mga opisyal na sulat:

1. Ang pagkakaroon ng mga espesyal na (corporate) form.
2. Tamang paggamit at mga detalye ng placement.
3. Ang teksto ay dapat na nababasa at mahusay na-edit. Upang ipaliwanag ang kakanyahan ng ang tanong ay mas mahusay na upang bigyan ang kagustuhan sa simpleng mga karaniwang mga panukala. Ito ay kinakailangan upang makipag-usap sa madaling sabi sa bawat salita natupad isang maximum ng impormasyon.
4. Depende sa uri, ang dokumento ay dapat na ibinigay nang naaayon. Ang sulat ay maaari ring maglaman ng ilang mga aspeto. Sa kasong ito, ang paliwanag ay kinakailangan upang subukan upang pagsamahin ang mga ito.
5. Wastong paggamit ng mga pamantayan-set para mag-type.
6. Subukan upang makakuha ng sa nilalaman ng sulat ay hindi katergoryang mga expression. Tatanggap ay maaaring bigyang-kahulugan ang pariralang bilang isang pananakot. Kapag ang pagdidisenyo ng mga panukala mas mahusay na gamitin ang panimulang salita gaya ng "malas", "alam mo", "posible" at "kung paano".

Ang mga kinakailangang ito ay nasa pagsasanay ay tumutulong upang mapanatili ang pamamahala ng dokumento enterprise.