Ano ang isang elektronikong dokumento?

Ang antas ng computerization ngayon tawag para sa isang paglipat sa "paperless" opisina ng management. Ito ay batay sa isang elektronikong dokumento, na sa kaibahan sa tradisyonal, nailalarawan sa pamamagitan ng isang bilang ng mga bagong katangian at mga katangian. Sa ngayon, ang isang solong kahulugan ng mga ito kababalaghan ay hindi umiiral sa kautusan ni sa pang-agham mundo ng Russia.

Ang konsepto ng "electronic dokumento" ay lumitaw kasing aga ng ang 1970s. Kaya kami ay nagsimulang tawaging "machine-nababasa mga dokumento." Ang kanilang kakaibang uri ay na dapat silang malikha sa tulong ng mga computer na teknolohiya at maging angkop para sa pagpoproseso ng computer. Sa kasong ito, ang mga kinakailangang mga detalye ay ginawa mahigpit na alinsunod sa itinatag pamamaraan para sa lahat ng mga dokumento.

Electronic dokumento - ay isang bagay ng impormasyon, na binubuo ng dalawang ipinag-uutos na bahagi: 1) mga detalye (pangalan, impormasyon tungkol sa mga may-akda, oras, lugar ng pinagmulan, at iba pa) at electronic signature digital; 2) ang pangunahing bahagi ng nilalaman na binubuo ng teksto, graphic at numerical na impormasyon naproseso bilang isang yunit.

Isang elektronikong dokumento ay naka-sign sa pamamagitan ng isang kwalipikadong electronic signature, ginagawa itong katumbas ng isang papel na naka-sign sa pamamagitan ng kanyang sariling kamay. Ang impormasyon ay iniharap sa loob nito sa digital (electronic) form. Sensing data gamit ang mga computer ay maaaring magpadala ng impormasyon sa mga network ng telekomunikasyon, proseso - sa mga sistema ng impormasyon. Kung kinakailangan, ang isang dokumento ay maaaring tumagal ang form ng isang display sa screen at sa papel.

Electronic dokumento - ang isang cycle ng buhay ng mga elektronikong dokumento sa isang enterprise (organisasyon, kumpanya) upang makatanggap ng mga ito, baguhin ang katayuan (naaprubahan, Nakipag-ugnayan sa, sa, lagdaan, sarado, at iba pa) sa pagkansela ng archive. Ang nasabing mga dokumento ng isang ay minsang tinutukoy bilang isang «workflow», na characterizes ang mga kilusan ng mga dokumento bilang isang solong stream ng mga indibidwal na mga gawa sa loob ng isang tiyak na proseso ng negosyo. Ang buong electronic document management system na may kasamang software na kailangan mo upang ayusin at mapanatili ang ganitong uri ng buhay-cycle ng mga dokumento.

Electronic dokumento at daloy ng trabaho batay dito ay may ilang mga pakinabang sa mga tradisyunal. Paganahin ang mga ito kawani ng samahan upang makontrol ang hindi lamang ang kanilang sariling lugar ng trabaho, ngunit ang buong proseso. Gamitin ang mga electronic archive ay mas maginhawa kaysa sa papel. , Pagbabawas ng oras para sa pagpasa ng kanyang koordinasyon at pagpapatupad ng mga dokumento ay matatagpuan sa loob ng ilang minuto. Sa pangkalahatan, ito ay mas matipid kaysa sa papel. May ay ganap ng isang pulutong ng mga elektronikong dokumento management software ( "Motibo", "E1 Euphrates", "DocsVision", "1C: dokumento". At iba pa).

Sa kasalukuyan, mayroong Shade banyagang karanasan ng regulasyon ng mga relasyon sa larangan ng electronic dokumento sa mga legal na tuntunin. Sa Rusya, ang problema ng regulasyon ng mga relasyon ay hindi nakatanggap ng lehislatibong pasyang ito, kahit na pagtatangka ay ginawa pagpapatibay ng batas (2005). Ang pag-aampon ng batas sa ganitong uri ng papel - isa sa mga mahalagang mga direksyon ng mga legal na regulasyon.