Electronic Document Management System (EDMS) na ang naturang mga tampok at mga rekomendasyon

Hanggang sa ilang taon na ang nakakaraan tungkol sa mga elektronikong dokumento pamamahala sistema ay tinukoy bilang isang maliwanag na hinaharap. Ngayon, ang mga ito ay malawakang ginagamit sa mga pribado at pampublikong negosyo. Ngunit pinaka-mahalaga, na ang demand ay lumalaki sa SED. Ano ang isang elektronikong dokumento management system at paano ito gumagana, isaalang-alang ang halimbawa ng kasalukuyang Russian system.

kinakailangan

Upang mas mahusay na maunawaan kung paano ang EDS programa, kailangan mong isaalang-alang ang pangunahing mga konsepto at layunin. Sigurado key kadahilanan na matukoy ang pagpili ng isang sistema o sa isa pa.

Kung ang organisasyon ay maaaring gumana sa isang pormal na kontrol, ang pangangailangan sa dokumento no. Gamit ang pagdating ng mga proseso ng negosyo doon ay isang pangangailangan para sa isang control mekanismo sa tulong ng mga order ng mga dokumento. Kung hindi mo umaakit sa mga transaksyon sa isang napapanahong paraan, sila magsimula na magtayo up at mawala.

Bilang kahalili, isang papel na carrier, isang espesyal na file storage scheme sa server. Ngunit ito ay gumagana para sa mahaba. Gamit ang pagtaas ng volume ng pagtaas ng pangangailangan para sa impormasyon imbakan at pag-synchronize.

May ay isang mahirap na kalagayan: kung upang gamitin upang mag-imbak lumang papel o SED. Ano ang mahalaga ay maaaring makuha sa pamamagitan ng electronic system? Pagbutihin ang kahusayan ng organisasyon.

pang-ekonomiyang epekto

Pagpapatakbo kahusayan ay maaaring nadagdagan sa dalawang paraan: bawasan ang mga gastos o dagdagan ang mga resulta. DMS dokumento ay maaaring makamit ang dalawang mga layunin nang sabay-sabay. Iyon ay, ang pagpapakilala ng ang sistema ay nagbibigay-daan sa isang organisasyon na gumastos ng mas mababa, ngunit kumita ng higit pa.

Gastos pagbabawas ay isinasagawa sa pamamagitan ng pagbabawas ng mga gastos ng papel, overhead oras, mapabilis ang palitan ng impormasyon, mga pagbabago sa corporate culture.

Upang pag-aralan ang pagiging epektibo ng kung saan ay nagbibigay ng mga EDS programa, kailangan mo upang makalkula ang gastos ng trabaho sa ang disenyo ng mga dokumento papel. Tinatayang mga kumpanya sa pagkonsulta, naturang mga operasyon sumasakop sa 20% ng oras. Ang sistema ng Russian bureaucracy, ito ay tumatagal ng kahit na higit sa na - 60% ng oras. Ang pagpapakilala ng mga SED babawasan ang mga gastos na ito ng hindi bababa sa 10 beses.

Pamamahala ng Office at dokumento management

Ang dalawang salitang ito ay naka-link. Gawaing isinusulat - isang termino na tumutukoy sa isang pormal na hanay ng mga panuntunan upang gumana sa mga dokumento. Ang ilang EDS sistema ay maaring iakma sa ilalim ng mga patakaran ng opisina, ngunit may mga mga sistema sa batayan ng kung saan ay na binuo gawaing isinusulat.

Ang dokumento ay ang yunit ng imbakan ng impormasyon sa EDS. Workflow ay nabuo mula sa iba't ibang pinagmulan: ibang mga sistema, mga aplikasyon, e-mail, ngunit una at nangunguna sa lahat - mula sa na-scan na papel. Samakatuwid, scanner at iba pang mga kagamitan ay isang mahalagang bahagi ng SED. Ang mga tindahan ng sistema ng lahat ng mga dokumento ay ang kanilang kasaysayan, ay nagbibigay ng para sa samahan ng mga kilusan, nagdadala sa kanila ng mga proseso ng negosyo.

Sa ganitong batayan ay ang desisyon, ang pagkakasunud-sunod at ang pagkakasunud-sunod ng EDS. Sa pamamagitan ng mga ito, at sa pamamagitan ng pamamahala ng organisasyon. Anumang dokumento na ibinibigay kasama ng "Tulong". Itakda ang mga patlang sa form ay depende sa uri ng dokumento. Ang sistema ng impormasyon ay naka-imbak sa isang database para sa bawat field ng card.

Ang mga pag-andar at mga gawain ng SED

pamamahala ng dokumento na programa ay dinisenyo upang malutas ang mga problemang ito:

• systematization ng trabaho na may mga dokumento.
• paglikha ng mga dokumento mula sa mga template, registration imbakan;
• automation ng accounting;
• pag-uuri ng mga dokumento.

Ipaalam sa amin suriin malapit na ang SED function. dokumento management software ay ginagamit upang:

• lumikha ng mga baraha.
• pagbuo ng teksto ng mga dokumento;
• pag-iimbak ng data sa pdf o ms word format;
• Control karapatan ng access ng gumagamit;
• paglikha ng mga ruta;
• traffic control dokumento;
• magpadala ng mga abiso, mga paalala;
• pag-log, reference mga libro, classifiers;
• bumubuo ng mga tagubilin;
• Paghahanap at pag-sign ng mga dokumento;
• pagbuo ng mga ulat.

Para sa system-wide na mga tampok ay kinabibilangan ng:

• remote trabaho sa mga dokumento;
• Gamitin database para sa pagtatago ng data;
• sabay-sabay na trabaho na may EDS;
• seguridad sa pamamagitan ng mga sertipiko, barcode, at personalized.

Kalamangan at Disadvantages

Ang paglipat sa EDS ay may higit bentahe kaysa disadvantages. Gayunpaman, maayos na isinaayos proyekto ay maaaring sirain ang lahat ng mga pakinabang ng pag-aautomat. EDMS mga layunin ng pagpapatupad ay dapat na matamo. Kasama sa mga benepisyo:

• sentralisadong istrakturang imbakan ng impormasyon;
• ang parehong diskarte sa paglikha at pagproseso ng mga dokumento;
• gamit ang mga template;
• paghahanap;
• audit access.

Dehado ay ang mataas na paunang gastos at mag-igi trabaho sa pagsasanay ng gumagamit.

dokumento paghawak proseso

Ang EDMS electronic na dokumento ay ipinapasa sa pamamagitan ng isang bilang ng mga yugto, sa kurso ng na mga dokumento ay nakatalaga sa tiyak na mga katangian. Processing ay isinasagawa sa parehong mga manu-manong at awtomatikong. Sa pangalawang kaso set:

• ang mga kondisyon ng transition sa pagitan ng mga yugto;
• paghihiwalay ng ruta;
• processing cycles;
• tumakbo sub, timers, processing pamamaraan;
• tinukoy ng gumagamit papel.

Mga uri ng paggamot:

• Lumikha ng isang dokumento.
• Pag-edit.
• Pinapalitan ang pangalan.
• Gumagalaw.
• Nagse-save.
• Pag-index.
• Pagtanggal.

EDS sa mga gastos

Buong workflow ay hindi maaaring gumana nang walang lisensya server, kumpletong pagpapasadya at pagsasanay ng lahat ng mga gumagamit. Ang bawat isa sa mga sangkap na ito ay nangangailangan ng isang malaking cash paggugol. Bilang karagdagan, hindi namin dapat kalimutan ang tungkol sa ang pagsasama ng EDS sa iba pang mga sistema, pag-update database at software, teknikal na suporta at iba pang mga serbisyo sa pagkonsulta upang suportahan ang mga gastos.

Pagpapatupad ng SED

Pagpapatupad ng mga proyekto ay maaaring tumagal ng ilang buwan. Ang proseso ay depende sa halaga ng documentary proseso at ng mga pinansiyal, institutional at resource kakayahan. Pagpapatupad ay isinasagawa sa mga naturang algorithm:

• paglikha ng isang gumaganang group, ang pagpapasiya ng ulo;
• kahulugan ng mga layunin at mga layunin;
• inspeksyon ng mga umiiral na mga proseso ng dokumentasyon;
• pagbuo ng teknikal na mga pagtutukoy;
• pagpili ng EDS;
• konklusyon ng isang kasunduan sa pagpapatupad ng EDS;
• pag-unlad at pag-apruba ng regulasyon ng trabaho;
• suriin ang mga paunang pagpuno ng mga direktoryo;
• paunang pagsubok EDS;
• kawani ng pagsasanay;
• test pagpapatupad ng EDS;
• pagtatasa ng mga resulta ng operasyon pagsubok;
• error pagwawasto;
• buong pagpapatupad ng SED.

pagpapakilala ng mga error

Partikular na atensiyon ay dapat bayaran sa mga proseso na nangangailangan ng pagkakaroon ng isang dokumento papel. Ang pangunahing pagkakamali - ay ang pag-duplicate ng isang dokumento papel sa elektronikong paraan. Ito complicates ang gawain at nagiging sanhi ng mga negatibong saloobin sa aautomat. Para sa pagpapatupad ng isang dual work walang sinuman ang nagbabayad. Kailangan namin upang bumuo ng automated na proseso nang walang pag-duplicate. Ang ikalawang pagkakamali - ang kawalang-kahandaan ng mga tauhan. Karamihan sa mga madalas, ang mga bagong proseso ay pinaghihinalaang na may poot. Samakatuwid, kailangan naming ipaliwanag sa mga empleyado bakit ipinakilala sed, kaya sila sadyang nagpunta sa proseso ng pagsasanay.

dokumento imbakan teknolohiya

Ang EDS electronic dokumento kinabibilangan ng mga katangian, batay sa kung saan ay hinanap, pag-uuri at pagpapangkat ng mga ulat construction. Kung minsan ang isang dokumento ay nilikha mula sa isang template, paminsan-minsan - sa pamamagitan ng paglilipat ng data mula sa database. Mga katangian ay naka-imbak sa mga talahanayan. Ang mismong file ay inilagay sa storage folder, ang impormasyon mula sa mga ito - sa database directory. Access sa data ay nakuha lamang ang mga gumagamit EDMS system.

Ano ang isang stream sa pag-scan?

Daloy ng pagpoproseso ng mga dokumento, na sinusundan ng paglalagay ng ang mga halimbawa sa file nagagawa gamit ang scanner. Sa panahon ng proseso ng pag-scan ay maaaring awtomatikong lumikha ng isang barcode sa dokumento at ang kanyang registration sa database at pagkatapos ay tumutok sa isang naibigay na ruta.

OCR

Ito electronic document management system na DMS nagpalit isang electronic na larawan ng mga dokumento sa format ng jpeg larawan o text format. Ito ay gumagamit ng mga espesyal na software bilang isang nakapag-iisang application o pinagsama-samang ESCOM.BPM sa SED. Ano ang ESCOM.BPM? Ito ay pagkilala sa mga dokumento na programa, na nai-type na may iba't ibang mga font. Dapat itong nabanggit, gayunpaman, na independiyenteng mga aplikasyon ay may higit pang mga tampok at kahit na makilala ang sulat-kamay na teksto.

barcoding

Ang teknolohiyang ito ay nagbibigay ng isang hanay ng mga pamamaraan para sa pagtatatag at application ng mga graphical bar code sa dokumento. Isang natatanging barcode ay nabuo sa pamamagitan ng mga sistema ng server. Siya ay nagbibigay ng para sa pagkilala ng mga dokumento, ang mabilis na paghahanap sa batayan ng pamamahagi at imbakan sites. Kapag nagrerehistro ng isang dokumento ay naka-print sa label ng barcode naaayon sa identifier ng electronic cards. Siya ay nakadikit sa papel na bersyon ng ang dokumento.

EDS

Digital lagda ay nagbibigay-daan upang i-verify ang kawastuhan ng mga dokumento at data kawalan ng pagbabago. Signing ay ginagawa gamit cryptographic software at mga susi - certificate. Ang huli ay isang file sa isang espesyal na format na ay regenerated sa gitna ng isyu ng lisensya. Upang matiyak ang kaligtasan ng mga impormasyon ay dapat na naka-imbak certificate sa isang smart card o key I-Token. Ang mga ito ay protektado ng PIN-code. Kung ang PIN ay naipasok nang maraming beses mali, pagkatapos ay ang sertipiko ay awtomatikong naharang.

Full-teksto at attribute search

Attribute paghahanap ay ginanap sa paggamit ng isang espesyal na paraan ng ilang mga halaga ng mga baraha field. Halimbawa, ang "Counterparty" criterion ay nagbibigay ng data sa paghahanap sa field na "Tatanggap" o "Nagpadala". Ang sistema pinagkukumpara ang ipinasok criteria mula sa data sa mga cards at nag-iimbak ang resulta sa mga card, na kung saan ay nagkataon lamang. Ang paghahanap ay ginanap nang isinasaalang-alang ang eksakto o bahagyang mga tugma.

Full-tekstong paghahanap ay isinasagawa ayon sa data sa mga dokumento, kabilang ang mga form salita sa pamamagitan ng database built-in na kasangkapan, tulad ng MS SQL SERVER, ORACLE. Para sa buong mga file sa paghahanap ay dapat na maipasok sa database sa dokumentong format (doc), mga talahanayan (xls), mga pagtatanghal, mga ulat.