Daloy ng trabaho sa enterprise. Management Program Document at record keeping

Workflow automation ay isang sukatan resorted sa pamamagitan ng halos lahat ng mga modernong mga negosyo. Kahit maliit na kumpanya ay nagtatrabaho na may masa ng iba't-ibang mga dokumento, kabilang ang mga titik, mga badyet, mga invoice, mga kontrata at lahat ng uri ng mga kinakailangan. Ito ay para sa kadahilanang ito na ang halos bawat modernong organisasyon ay sinusubukan mong gamitin ang panukat na ito bilang isang daloy ng trabaho, na kung saan ay ibinigay sa gastos ng pagiging kumpleto at pangangalaga ng data, kadalian ng paghahanap at pag-iimbak ng iba't-ibang impormasyon, at limitahan ang pag-optimize ng ang oras na kinakailangan para sa pag-apruba nito.

Bakit ito gawin?

Halos anumang kumpanya empleyado gastusin ng maraming oras sinusubukan upang mahanap ang tamang impormasyon, at mga istatistika eloquently nagsasabi na ito ay tumatagal ng tungkol sa kalahati ng oras ng pagtatrabaho. Bilang ito rin ang mangyayari na ikaw ay may upang muling likhain muli sa halip na muling gamitin ang anumang mga dokumento na umiiral "isang lugar". Ito ay isang standard ay isang sitwasyon kung saan ang orihinal na teksto ng isang treaty ay isang abogado sa computer, at mga entry sa journal sa mga mahalagang papel kasama ng pagpapatupad ng mga kontrata pinaandar sa sistema ng accounting, bill at kilos ay nakapaloob sa mga kagawarang pampinansya sa papel na form, at pag-uusap tungkol sa pagsasagawa ng kasunduan trabaho ay sa electronic mail box empleyado. Ang "pagpapakalat" ng impormasyon ay lubhang mapanganib sa seguridad, integridad at pagkakapare-pareho, ito ay nasa ganitong sitwasyon doon ay aktwal na workflow aautomat.

Sa pamamagitan ng pagpapakilala ng pinasadyang mga sistema ng impormasyon lutasin ang namamayani karamihan ng mga problema. Halimbawa, ang ilan sa mga sistema ng pagbabadyet ay nagbibigay ng kakayahan upang lumikha ng isang sistema ng mga interconnected mga badyet, na sinusundan ng pagbuo at imbakan ng mga iba't ibang mga bersyon ng naturang mga dokumento, pati na rin ang isang pahiwatig ng kanilang status. Kaya ang problema ay bahagyang malutas badyet dokumento sa pamamagitan ng paggamit ng naturang sistema.

Ngunit huwag kalimutan na ang kasalukuyang badyet framework, pati na rin ang accounting at ERP-system sa napakatinding karamihan ng mga kaso magtrabaho sa nakabalangkas na impormasyon, ie ang uri ng data na maaaring nilikha at naka-imbak sa isang form table. Ayon sa karamihan sa mga eksperto, ang kabuuang halaga ng data ng anumang modernong negosyo nakaayos impormasyon ay nagbibigay lamang ng 20%, habang ang natitirang may kasamang mga e-mail, mga dokumento ng teksto, iba't-ibang mga ulat ng mga negotiations at mga pulong, mga imahe, at iba pa Medyo madalas, nang walang pagsasagawa ng mga pag-aaral unstructured impormasyon lamang ay hindi posible na magkaroon ng isang normal na pagtatasa kontektsta, na kung saan ay mayroon na nakabalangkas. Storage, koleksyon at kasunod na pagproseso ng naturang data ay ibinigay sa pamamagitan ng paggamit ng naturang mga panukala bilang workflow, at content management systems impormasyon ng kumpanya.

Ano ito?

Sa tulong ng mga elektronikong dokumento management system ay nagbibigay ng mga organisasyon ng anumang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado ng isang samahan sa batayan ng mga dokumento isinumite. Muli 1C dokumento ay nagbibigay ng para sa paglikha ng mga dokumento, ang posibilidad ng paglipat ng mga ito sa organisasyon at nagpapanatili ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento at mga proseso na inilarawan sa pamamagitan ng paggamit ng mga ito. Kaya, ang mga electronic na dokumento ay nagbibigay ng mga kumpanya malaking bilang ng mga kalamangan, nagta-translate ng kanyang trabaho ay talagang isang bagong antas.

Bawat solong dokumento sa electronic system ay nailalarawan sa pamamagitan ng isang buong hanay ng mga detalye na magpakilala ito katangi-tangi (kadalasang tinutukoy bilang tulad mga hanay ng mga baraha). card ay maaaring maglaman ng iba't-ibang impormasyon, kabilang ang uri ng mga dokumento, petsa ng pagbuo at pagbabago, ang mga may-akda, pati na rin ang storage space at marami pang iba. Sa hinaharap dokumento management system ay magbibigay ng imbakan at pagsasauli ng mga kinakailangang dokumento alinsunod sa mga detalye na kung saan ay nai-tinukoy sa card.

pagkakataon

Electronic pamamahala ng dokumento ay nagbibigay ng mga organisasyon na may hindi lamang ng isang pulutong ng mga pakinabang, ngunit ito rin ay bubukas up ng maraming mga bagong posibilidad, na kung saan ay mahalaga din.

sentralisadong control

Hindi alintana ng kung paano malaki ay ito o na enterprise dokumento management system ay nagbibigay-daan para sa mabilis na pagbabago sa anyo ng mga dokumento nagpapalipat-lipat sa mga ito. Halimbawa, upang baguhin ang mga application form para sa anuman sa mga gastos ng mga iba't-ibang mga sentro ng responsibilidad lamang upang gumawa ng mga tiyak na mga pagsasaayos sa mga template ng sapat na claim, na kung saan ay naka-imbak sa system. Pagkatapos nito, mga empleyado na punuan ang naturang application ay hindi magagawang upang gamitin ang mga babasahin na ginagamit mga form, dahil ang application ay puno at ipinadala sa pamamagitan ng sistema.

Supporting documentation lifecycle

Bawat dokumento na ay magbibigay sa up at proseso sa anumang enterprise, kinakailangang napupunta sa pamamagitan ng maraming yugto-set. Halimbawa, pagdating sa mga corporate badyet, ito ay unang kinakailangan upang gawin, at pagkatapos aprubahan at execute sa tinukoy na oras. Pagkatapos nito, iba't-ibang mga aktwal at nakaplanong pagganap ng badyet napapailalim sa masusing pag-aaral at ipinadala sa mga archive. Sa 1C dokumento ay nagbibigay ng masikip kontrol sa lifecycle ng mga dokumento, nang isinasaalang-alang ang mga pangunahing pangangailangan ng mga corporate kapaligiran, pati na rin ang iba't-ibang mga legal na patakaran at pamantayan ng industriya ng negosyo ng kumpanya.

pagtutulungan ng magkakasama

Electronic pamamahala ng dokumento na sistema ay nagbibigay ng mas higit pa sa isang organisasyon ng kolektibong trabaho sa mga dokumento, at sa pagdalo ay magiging dalubhasa na sa iba't ibang mga opisina o kahit sa iba't ibang mga lungsod.

nag-iimbak ng system ang isang sapat na malaking bilang ng mga bersyon ng parehong dokumento, sa karagdagan sa mga direktang at pagbabago, maaari nilang i-annotate ang data, iyon ay, idagdag sa mga ito ang ilang mga komento at tala, nang hindi naaapektuhan ang mga pangunahing impormasyon, na dapat siya maihatid.

pagiging kompidensiyal

Sa halip mahalagang tampok ng naturang mga sistema ay na sa parehong 1C dokumento ay maaaring mag-subscribe sa pamamagitan ng isang espesyal na signature digital na sinusundan ng pag-encrypt ng. Ginagawa nitong posible hindi lamang upang kumpirmahin ang pagiging tunay ng anumang impormasyon, ngunit din katangi-tangi na kinilala sa may-akda, pati na rin upang makamit ang pinaka-epektibong seguridad para sa pag-iimbak ng iba't-ibang data, kung kinakailangan.

direksiyon

Kung ang mga elektronikong dokumento pangasiwaan ng sistema ay hindi magagamit, at pagkatapos ay sa kasong iyon ang empleyadong lumalahok sa paglikha ng mga tiyak na mga mahalagang papel, ay dapat na kinakailangang maunawaan kung sino ang pinakamahusay na upang maglipat ng mga mahalagang papel. Electronic dokumento pamamahala sa enterprise upang awtomatikong maglipat ng data tamang tao.

Sa pamamagitan ng kanyang sarili, ang routing ay libre at matibay. Free nagbibigay ng isang pagkakataon upang idokumento ang direksyon ng walang pasubali anumang mga tatanggap ayon sa naaangkop, habang ang mahigpit na nagbibigay ng mas tumpak na regulasyon, ngunit sa mga espesyal na kaso ang pagkilos ng pre-install sa sistema ng mga babasahin ng mga regulasyon ng trapiko ay maaaring maging isang maliit na i-pause (halimbawa, kung kailangan mo upang ipadala ang draft na dokumento para sa pagsusuri sa ilang mga eksperto sa labas).

access control

Mayroong ilang mga pagpipilian ng kung paano makilala sa pagitan ng iba't ibang mga kapangyarihan ng mga empleyado ng kumpanya sa mga tuntunin ng mga babasahin management. Kaya, isang advanced na daloy ng trabaho ay nagbibigay-daan sa isang tao upang bigyan ng ganap na kontrol sa data na limitahan ang kakayahang i-edit o kahit na payagan lamang view o i-annotate ang anumang mga file. Ito lubos na pinapasimple ang gawain na may iba't ibang data, at na ay mahalaga - ito ay nagiging mas ligtas.

pagsasama-sama

Upang matiyak ang maximum na integridad ng data, na kung saan ay iguguhit sa isang partikular na kumpanya, electronic dokumento pamamahala sa enterprise ay nagbibigay ng para sa integrasyon ng mga naka-install na sistema sa iba - sa pananalapi, pang-industriya, analytical, at iba pa Sa pamamagitan ng tulad integration nagtatampok ng mga modernong workflow sistema ng madalas na sapat na ginawa ang paggamit ng isang uri ng pag-uugnayan sa pagitan ng maramihang mga uri ng software.

Mga dokumento ng lahat ng mga sistema, ay lohikal na may kaugnayan sa impormasyon na ito, na tinatawag na konteksto. Maaari itong isama ang mga nilalaman ng isang papel o mga e-mail, faxes, mga dokumento sa pagbabayad, talaan ng mga gawain, video o audio recording, at kahit isang pulutong ng iba pang impormasyon. Ang konteksto ng mga dokumento ay maaaring idagdag manu-mano o ganap na awtomatiko ang proseso, depende sa kagustuhan at pangangailangan ng pamamahala.

Halimbawa, ang mga modernong sistema ng automation ng daloy ng trabaho sa proseso ng pagbubuo at ang mga kasunod na mga pagbabago sa badyet ay maaaring gamitin sa isang bilang ng iba pang mga impormasyon ayon sa konteksto:

• lahat ng uri ng pananaliksik sa merkado, kabilang ang hindi lamang ang sarili nitong ngunit din ang mga na nakuha mula sa mga panlabas na mga pinagkukunan;
• Iba't-ibang mga kasunduan sa mga katapat (mamimili o vendor);
• Espesyal na legal at reference mga dokumento;
• karagdagang dokumentasyon, na kung saan sumasalamin sa kanyang sarili ang anumang mga limitasyon o pagpapalagay (bilang isang halimbawa, ang rate ng implasyon, halaga ng palitan at iba pang data);
• minuto ng pulong, gaganapin upang talakayin ang anumang bersyon ay ang badyet, at isama ang lahat ng uri ng manggagawa ang mga komento at obserbasyon ng mga kalahok sa proseso (madalas tulad dokumentasyon ay ipinadala sa lahat ng mga empleyado sa pamamagitan ng e-mail at naka-imbak nang hiwalay mula sa isang badyet impormasyon file).

Ang isang gumagamit na nagtatrabaho sa isang badyet, sa anumang oras, kung kinakailangan, ay maaaring tingnan ang anuman sa mga dokumento sa itaas, tulad ng modernong workflow teknolohiya ay nagbibigay-daan sa kanya upang gawin ito nang walang anumang mahabang paghahanap.

Ano ang mga sistema ay ginagamit sa amin?

Isa sa mga pinaka-popular na mga solusyon ng software na maaaring matagpuan sa Russian kumpanya ay maaaring tinatawag na isang kumbinasyon ng Microsoft Outlook utility sa Microsoft Exchange Server. Ang unang application, sa prinsipyo, itakda sa halos bawat computer, samantalang ang Exchange Server ay madalas na kinuha upang gamitin bilang isang ganap na e-mail server. Sa kabila ng ang katunayan na ang mga kompanya na mayroon ng ilang oras ang nakalipas ay ang pagpapakilala ng electronic dokumento gaganapin, naturang program ay ginagamit lamang bilang isang plataporma para sa e-mail, pagkatapos ng ilang sentralisadong setting kahit ang software na ito ay maaaring magamit bilang isang lubos na functional automation workflow para sa halos lahat ng organisasyon .

Sa sandaling ito, ang Russian market ay puno ng mga dose-dosenang mga iba't ibang mga sistema, sa pamamagitan ng kung saan ang isang dokumento sa pamamahala ng automation, at mga katulad na software ay nag-aalok hindi lamang Western, kundi pati na rin domestic mga developer. Kahit Microsoft, bilang karagdagan sa mga programa sa itaas, nag-aalok ng kahit na mga utility tulad ng Content Management Server o SharePoint Portal Server.

Ang pinaka-malakas sa lahat ng mga umiiral na system ay itinuturing na Documentum, ngunit higit sa lahat malaking kompanya gamitin ang automation ng proseso. Daloy ng trabaho ng ilang mga kumpanya sa kapinsalaan ng mga automated na software Lotus Notes pakete, ngunit maraming mga tumawag ito ng isang uri ng "taga-disenyo para sa mga programmer", tulad ng i-set up sa batayan ng ang kumpletong sistema ay lubos na mahirap.

Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng Russian at Western sistema?

Kung makipag-usap namin tungkol sa mga pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng domestic at dayuhang mga utility, ang mga ito na magagamit sa scaling kakayahan. Halimbawa, kung ang sistema ng Western mga developer ay maaaring gumana sa halos lahat ng mga operating system, ito ay halos domestic binuo para lamang sa anumang isa sa kanila, at siyempre, na ito ay madalas na Windows. Western sistema ay isinaayos upang gamitin ang anumang DBMS. Ang nasabing Russian sistema ng mga hadlang ay maaaring malubhang hadlangan ang posibilidad ng pagbuo ng cross-platform, pinagsamang solusyon.

Hinggil sa pag-andar, ang pangunahing pagkakaiba ay namamalagi sa ang katunayan na sa West dokumentoproizvodstva automation at workflow ipinatupad ang ilang mga programa na maaaring inisyu sa ilalim ng isang solong tatak, ngunit ang target para sa iba't ibang layunin. Halimbawa, ang Documentum nag-aalok ng isang bilang ng mga indibidwal na mga produkto, na kung saan ay ginagamit para sa full automation at integration sa ERP-system, suportahan ang mga disenyo at engineering dokumento management, atbp Ang nangingibabaw na karamihan ng software na binuo sa Russia, na naglalayong paglutas ng isang partikular na problema.

Gayundin nagkakahalaga noting na ang punong-guro pagkakaiba ay namamalagi sa ang diskarte ng parehong partido sa kung ano ay isang workflow automation system. Western sistema ay inilaan upang magbigay ng kumpletong automation at follow-up na suporta sa pamamagitan ng iba't-ibang proseso ng negosyo sa loob ng organisasyon, habang ang napakalaki karamihan ng mga domestic mga programa upang i-automate ang ilang mga function lamang.

Ang gastos ng kanlurang sistema ng humigit-kumulang umaabot mula $ 400 sa $ 1,000 para sa bawat trabaho, hindi bilangin ang gastos ng pagpapatupad, hardware at software na kinakailangan upang masiguro ang isang normal na elektronikong dokumento. Kadalasan self-pagpapakilala gastos tungkol sa kalahati ng mga karaniwang gastos ng mga lisensya, tulad ng karamihan ng mga programa para sa automation ng workflow ipinatupad iba't-ibang mga pag-promote, ngunit sa ilang mga sitwasyon ang presyo ng isang order ng magnitude na mas malaki. Isa sa mga pinaka mahirap ay laging ang proyekto ng automation ng pinansiyal na papeles tulad ng sa pagpapatupad ng naturang proyekto gastos tungkol sa 2-3 beses na mas mataas kaysa sa gastos ng mga lisensya.

Domestic software na nabili sa $ 200-600 per seat, at sa karagdagan sa na isinasaalang-alang ang halaga ng mga karagdagang programa at iba't-ibang kagamitan. Sa katapusan, ang mga pagkalkula ng comparative halaga ay isinasagawa sa halos parehong paraan tulad ng sa kanlurang sistema.

Mga tampok

Sa napakalaki karamihan ng mga kaso bilang priority direksyon ng automation ay ang proseso na may kaugnayan sa ang pag-aarmonya ng mga dokumento, halimbawa, ang proseso ng paunang paghahanda at karagdagang pagpapatupad ng mga badyet. Gayunpaman, maraming mga koponan ay ngayon ay gumagamit office automation at daloy ng trabaho, iyon ay, na may mga pamamaraan ng pagpaparehistro ng mga papalabas at papasok na mga dokumento.

Panimula sa electronic system ay hindi sa panimula naiiba mula sa pagpapakilala ng anumang iba pang mga automated na mga sistema, samakatuwid ito ay kinakailangan upang mangatwiran ang mga natatanging katangian ng proyektong ito.

Ang paglikha ng mga enterprise-class storage

Panimula dokumento automation sa anumang kaso, ay nagbibigay ng para sa ilang mga corporate repository kung saan upang mag-imbak ang lahat ng dokumentasyon. Ang lohikal na istraktura ng imbakan, ang pag-unlad at karagdagang pagpapatupad ng mga patakaran sa seguridad, pati na rin dokumento imbakan hierarchy ay nangangailangan ng maximum na katumpakan at upang ma-natupad sa isang maagang yugto ng proyekto.

Dapat itong makitid ang isip sa isip na ang storage function na ay maaaring deployed sa simula ng ang disenyo, kaya sa isang maagang yugto ay maaaring gawin upang ilipat ang lahat ng mga dokumento mula sa kasalukuyang lokasyon ng imbakan sa isang solong corporate repository. Bilang isang resulta, mga user ay maaaring maging pamilyar ang kanilang sarili sa alinman sa mga pangunahing pag-andar ng sistema, at sabay-sabay makabisado at application nito. Mapabilis ang paglalapat ng mga empleyado upang ipatupad ang mga sistema ay maaaring maging sa pamamagitan ng paggamit ng function na serbisyo tulad ng mga alerto sa mga pagbabago sa ang mga babasahin, ang itsura ng mga bagong dokumento, at iba pa

Kaya, workflow kinakailangan para sa anumang modernong kumpanya na naghahanap upang bumuo at pagbutihin ang mga operasyon nito.