Document Classification: basic criteria

Kaya ito ay madaling maunawaan ang malaking bilang ng mga dokumento, na binuo espesyal na patakaran para sa kanilang paghahanda at pagtatanghal, iba't ibang mga pag-uuri, pati na rin ang naaangkop na mga form at mga pamamaraan ng trabaho sa kanila.

Dapat ito ay nabanggit na ang pag-uuri ng mga dokumento ay lubhang mahalaga dahil ito ay tumutulong upang i-highlight ang kanilang mga tiyak na mga katangian at ginagawang posible na gamitin ang mga ito nang pinakamabisa. Ito ay isa sa mga pinakaluma at hanggang sa katapusan ng natitirang mga isyu, ang pag-unlad na kung saan ay nagsimula lamang sa dulo ng 1960. Karamihan sa mga papeles na ibinahagi diskarte sa magkahiwalay na mga dati nang inilapat lamang sa mga tiyak na mga tampok na may kaugnayan sa ang saklaw o hiwalay na agham. Kamakailan lamang maraming interes pag-uuri ng mga dokumento ay nai-itinatag, na kung saan ay batay sa mga impormasyon at materyal na mga bahagi.

Lahat ng mga dokumento ay nahahati ayon sa mga sumusunod na pamantayan:

1. Ang kalagayan ng kanilang operasyon sa espasyo at oras. Isaalang-alang ang kaayusan ng publication (panaka-nakang at di-pana-panahong), oras ng pangyayari (ang orihinal na, orihinal, kopyahin, i-duplicate), ang lugar ng paggawa (rehiyonal, nasyonal o banyagang);

2. Impormasyon component.

• bigyang-pansin ang nilalaman at ang antas ng pagsasama-sama ng impormasyon (pangunahin at pangalawang mga babasahin);

• pag-uuri ng mga dokumento ay kinabibilangan ng mga dimensyon ng ang na-record ng impormasyon sa mga sukat (format), at ang bilang ng mga pahina (kabuuang);

• division sa kung paano impormasyon ay pinaghihinalaang (ang mga dokumento ay maaaring mabasa sa pamamagitan ng isang tao o nangangailangan ng espesyal na teknikal na kagamitan);

• ito pag-uuri ng mga dokumento ay kabilang din ng isang iconic na karakter ay nangangahulugan sa pamamagitan ng na nagtatala ng impormasyon (teksto at mga di-text form);

• data paraan ng pag-record ayon na makilala sulat-kamay, naka-print, sa makina, magnetic, photographic, optical, laser, at mga elektronikong dokumento.

3. Material component na kasama ang ilang mga pamantayan (tulad ng materyal na ang impormasyon carrier, pati na rin ang hugis nito at disenyo).

Ito ay nagkakahalaga ng pagpuna na ang pamamahagi ng mga babasahin para sa mga indibidwal na mga grupo sa nilalaman at mga form na nagbibigay-daan sa mas mahusay na upang ayusin ang trabaho sa kanya.

Ito ay nagkakahalaga mentioning na mayroon ding kaukulang pag-uuri ng mga dokumento accounting sa petsa, na tumatagal sa account ang kanilang mga nilalaman, lugar at pamamaraan ng pagguhit up, application, at isang paraan ng paggamit.

Ang pag-uuri ng mga dokumento accounting ay kinabibilangan ng mga sumusunod na division sa mga uri:

• depende sa application - administratibo at executive, accounting pagpaparehistro o pinagsamang;

• sunod paghahanda - pangunahin at buod;

• panloob at panlabas na mga dokumento;

• sa pamamagitan ng paggamit - hindi kinakailangan at imbakan;

• depende sa nilalaman - hinggil sa pananalapi, materyal at disenyo.

Dapat ito ay sinabi na ang pag-uuri ay nagsasama ng isang bilang ng mga pamantayan at ay lubhang malawak, para sa bawat dokumento na nauugnay sa iba't ibang mga grupo sa parehong oras, ngunit maaaring nailalarawan sa pamamagitan ng mga tiyak na mga tampok at ginagamit lamang sa mga kaugnay na patlang.