Sa mga kinakailangan sa archive room. Ang pangunahing patakaran ng organisasyon Archives

archive ay maaaring maging nasa anyo ng isang hiwalay na istruktura unit ng isang samahan o maging isang mahalagang bahagi ng opisina buhay. Ito ay depende sa lakas ng tunog ng isang umiiral na dokumento.

Paano upang maisaayos ito

Ang paglikha ng isang archive ng anumang negosyo o organisasyon ay nangangailangan ng isang set ng mga tiyak na hakbang:

1. Kailangan mong piliin ang naaangkop na storage space para sa pag-iimbak ng mga dokumento at maayos magbigay ng kasangkapan ito.
2. Care ay dapat madala upang lumikha ng mga kondisyon na matugunan ang mga pamantayan.
3. Ito ay kinakailangan upang magbigay ng kasangkapan ito sa mga teknikal na punto ng view ng - upang bumili at i-install ng mga kinakailangang kagamitan para sa mga archive.
4. repository ay nakasalalay sa maaayos na pamamaraan para sa samahan ng pag-archive ng lahat ng mga kinakailangang mga dokumento.
5. Ito ay dapat na binuo at inaprubahan ng regulatory framework ng unit.

Pagpapatupad ng mga hakbang Tinitiyak ang kaligtasan ng archive dokumento at pinapanatili ang mga ito sa ang mga kinakailangang mga estado.

Sino ang archivist

At ano ang mga kinakailangan ay para sa mga manggagawa na ay pansin sa mga organisasyon ng mga archive at higit pang imbakan ng mga dokumento? Maaari silang maging pinagsamang mga posisyon at ang kanilang mga tagapag-ingat, halimbawa, ang isang sekretarya o isang receptionist?

Arkiwista - isang espesyalista na ang gawain ay upang ayusin ang archival gawain. Para sa kaligtasan ng mga dokumento ipinagkatiwala sa kanya, siya bears buong responsibilidad. Ang kanyang trabaho ay hindi posible nang walang ang pagpasa ng isang tukoy na pagtuturo o kahit na (kung kinakailangan) internship sa institusyon ng Archives Estado.

mga pag-andar nito ay maaaring ilipat sa ibang empleyado na nagtatrabaho ng part-time. Karaniwan, ang archivist responsibilidad ay nakatalaga sa mga indibidwal na manggagawa sa kaso kung saan ang mga halagang idineposito sa dokumentasyon ay sapat na malaki. Sa mga malalaking organisasyon, Staffing isang hiwalay na post para sa layuning ito. Sa kasong ito, gayunman, ito ay karaniwang binubuo ng isang paglalarawan ng trabaho ng pagtukoy sa uri ng trabaho ipinagkatiwala sa archivist, pati na rin ang kanyang mga karapatan at mga tungkulin.

Ang pangunahing bagay - ang procedure

Kaso ipinadala sa organisasyon archive ayon sa isang espesyal na binuo graphics. Ang kanyang drawing ay dapat sumang-ayon sa ang mga ulo ng bawat isa sa mga kagawaran, na maglilipat ng mga dokumento at inaprubahan ng arkiwista. Dahil ang mga dokumento na nagtatrabaho sa archive ay hindi lamang naka-imbak, ngunit din paminsan-minsan na ginamit, matukoy ang mga patakaran ng kanilang mga isyu (kung naaangkop) na isinumite ng mga aplikasyon sa iyong organisasyon, pati na rin ang panlabas na stakeholder.

Paghahatid ng mga dokumento upang ma-bantog sa ilang mga libro ng pagpaparehistro. may mga pangangailangan, mga order, gawa sa paglipat ng mga kaso sa pansamantalang paggamit ng mga third party na mga pamamaraan para sa ang proseso ng pagpaparehistro (bukod sa iba pa mga ito ay maaaring isama ang opisina ng tagausig at court). Inilabas dokumento para sa hanggang sa isang buwan ng kanyang sariling mga empleyado, at hanggang sa tatlong buwan - ang mga kinatawan ng partido istruktura.

Ang pangunahing patakaran ng organisasyon Archives

Gawa archive, pati na rin ang anumang istruktura unit sa batayan ng espesyal na probisyon, inaprubahan ng pamamahala. Empleyado ng mga ito sa kanilang trabaho na sumunod sa kanilang sariling mga paglalarawan ng trabaho. Ang mga probisyon pinagtibay ng kumpanya, ay nagtatakda ng mga pangunahing mga patakaran ng archive (sa kalagayan ng functional sukatan ng mga karapatan at mga responsibilidad at komposisyon ng mga kinakailangang papeles). Sa pamamagitan ng kanyang mga pangunahing gawain ay kinabibilangan ng:

1. Umakma ang archive ng mga dokumento, ang mga bahagi ng kung saan ay nakalista sa isang hiwalay na seksyon ng Regulations.
2. Itago ang mga materyales at panatilihin ang mga ito ligtas.
3. Upang bumuo sa ang mga magagamit na mga dokumento sa paghahanap aid.
4. Nagbibigay-daan sa iyo upang gamitin ang mga pamamaraan na naka-imbak sa mga materyal na archive.

Kung ang iyong organisasyon ay may mga dokumento na maaaring may kaugnayan sa Pag-archive Fund ng Russian Federation, at pagkatapos ay ihanda at isumite ang mga ito para sa permanenteng imbakan sa imbakan ng estado ay isa sa mga panlabas na mga problema ng istruktura unit.

kanyang pag-andar

archive function na sistematikong nakukuha mula sa kanyang mga gawain. Ang pangunahing mga bago ay ang mga sumusunod:

1. Mapanatili ang mga listahan ng kanilang sariling mga mapagkukunan ng acquisition, iyon ay, mga organisasyon o negosyo yunit.
2. Dalhin ang mga ito sa maayos na paraan ang mga dokumento para sa pag-iingat.
3. Isaalang-alang ang mga materyales at matiyak na ang kanilang kumpletong kaligtasan.
4. Bumubuo at pagpapanatili ng isang online na tulong system, na may kaugnayan sa ang mga dokumento archival.
5. Pag-uugali pang-impormasyon serbisyo ng pamamahala at ang lahat ng estruktural yunit ng organisasyon.
6. Ayusin ang mga isyu at gamitin ng mga papeles alinsunod sa mga pangangailangan ng mga indibidwal at iba pang mga organisasyon, upang isaalang-alang at pag-aralan ang proseso ng paggamit.
7. Maghanda ng pahayag at opisyal na tugon sa mga mamamayan kahilingan panlipunan at legal na likas na katangian.
8. Tuparin mga gawain sa pagsusuri ng ang halaga ng isang dokumento, mag-ayos, paglipat ng mga paglilitis na may isang view upang permanenteng imbakan sa mga munisipal o estado archive (sa kaso kapag ang samahan ay isa sa mga pinagkukunan sa itaas ng pagkuha ng mga archive).
9. Lagyan ng check ang kawastuhan ng pagbuo at archive ng mga file sa pagkuha ng mga mapagkukunan - parehong sa kanilang sariling structural units at iba pang mga organisasyon.
10. Upang ayusin ang trabaho sa pagsunod sa mga negosyo enterprise mga katawagan.
11. Magbigay ng mga praktikal at methodological tulong sa dokumentasyon ng bawat structural subdivision.
12. Makilahok sa pagpapaunlad ng mga archive at mga talaan management.
13. Upang lumahok sa mga kaganapan gaganapin para sa layunin ng pagsasanay archivists at mga empleyado sa mga posisyon na may kaugnayan sa dokumento management.

Saan upang ilagay ito

Talakayin natin ngayon kung ano ang doon sa mga kinakailangan sa archive room. Ang pinaka-mahalagang ng kung ano ang dapat isaalang-alang, - upang ilagay ito sa anumang kaso ay hindi pinapayagan sa mga gusali ng lumang gusali karakter ng kahoy gusali, na kung saan ay maaaring maging raw, hindi lamang ang pangunahing room, ngunit attics may basements, pati na rin sa mga gusali, mayroon kalan heating.

Kung ang parehong istraktura bilang isang buo ay iniakma para sa imbakan ng mga dokumento papel, at pagkatapos ay isang archive kinakailangang ibig sabihin ng isang nakahiwalay na kuwarto.

Kung ang iyong organisasyon sa malapit na hinaharap plano upang magtatag ng sarili nitong archive, dito mayroon kang pagkakataon upang maging pamilyar ang kanilang sarili na may mga listahan ng mga kinakailangan na dapat na isinasaalang-alang sa proseso ng paghahanda. Kaya, ano ang mga pangunahing mga kinakailangan upang ang archive room, na ang misyon - upang maingat at ligtas na mag-imbak ng lahat ng kinakailangang papeles?

Ang listahan ng kung ano ang kinakailangan upang maging ginawang magagamit

1. Archive.
2. Ang kuwarto ay dinisenyo para sa pagtanggap ng mga dokumento, pansamantalang imbakan at pagkahirati sa klima.
3. Ang room kung saan ang mga dokumento ay gagamitin.
4. Operating room (o kuwarto) para sa mga empleyado.

Kapag ang space ay hindi sapat ...

Sa kaso kung saan ang file room space ay hindi nagpapahintulot ng ang posibilidad ng pagdukot sa ilalim niya ang ilang mga kuwarto nakalaang single space ay dapat nahahati sa zone na pinaghihiwalay ng partitions. Ang mga pangunahing pangangailangan, na kung saan ay dapat na mahigpit na adhered sa sa kasong ito - ihiwalay mula sa isa't isa imbakan lokasyon ng mga dokumento at makipagtulungan sa kanila.

Ang isang hiwalay na kuwarto o isang espesyal na constructed at iniangkop bilang isang dokumento na imbakan gusali na ginamit bilang isang backup, ay kailangan na aalisin mula sa mga bagay nagdadala ng isang panganib sa mga tuntunin ng ang posibilidad ng apoy. Bilang isang halimbawa ay maaaring nabanggit ay mga paradahan ng kotse, garages at gasolinahan. Malapit sa gusali o paligid archive ay hindi dapat bagay na nagsisilbing pinagkukunan ng polusyon sa hangin.

May perpektong, ang file ay dapat palaging ilagay sa isang hiwalay na, itinalagang lamang para sa gusaling ito na binuo sa lahat ng mga kinakailangang mga patakaran at regulasyon. Ngunit, sa kasamaang-palad, ang katotohanan ay dictating mga tuntunin nito, at sa karamihan ng mga organisasyon, mga dokumento ay naka-imbak sa mga umiiral na mga pasilidad, convert at iniakma para sa layuning ito.

Na ang karapatang magsalita

Pamilyar sa mga pangangailangan ng regulasyon sa mga gusali at mga lugar ng archive. Ang mga ito ay ang mga sumusunod:

1. Ang gusali, na kung saan ay dapat na magkaroon ng kinabukasan ng imbakan ay kinakailangan na mag-refer sa bilang ng administratibo. Ito ay mahigpit na ipinagbabawal upang ilagay sa archive kung saan may mga catering mga serbisyo, pagkain warehouses, mga tindahan mula sa kategorya ng mga sangkap na madaling magsiklab sangkap at agresibo, pati na rin ang mga kaugnay na teknolohiya ng kemikal inilapat.
2. Ibinukod ang paglalagay nito sa isang unheated kuwarto at kung saan hindi nakasunod sa mga kinakailangan sa kalinisan. Sa unacceptability ng pagkasira archives building nabanggit sa itaas.
3. Ito ay partikular na mahalaga upang sumunod sa mga kinakailangan ng apoy para sa room archive. Nito sa kaligtasan para sa mga posibleng sunog - isa sa mga pangunahing mga kondisyon ng ligtas na imbakan ng mga babasahin. Noong Enero 2009, ang Ministry of Culture ng Russia na inisyu ng isang order No. 3 pinagtibay ng isang serye ng mga pangangailangan ng regulasyon na itinakda sa mga espesyal na mga panuntunan ng kaligtasan sa sunog ng Russian Federation ng pamahalaan at mga munisipal na archive. Kapag ang aparato ng mga dokumento regulasyon imbakan kinakailangan upang ma-obserbahan nang walang mabibigo.
4. disenyo ng gusali ay upang matiyak ang hindi ikapangyayari ng pagbaha. Ang kuwarto ay kinakailangan na magkaroon ng isang emergency exit. Sa walang kaso ay daraan doon ang pangunahing pipe (water-tindig o gas).

Posible upang maghain placement sa basement?

Ito ay hindi inirerekomenda paglalagay ng archival storage sa basement room, mas matataas na palapag o alterations dahil dito attic space.

Sa mga emerhensiyang sitwasyon maaaring mayroong mga pagbubukod sa panuntunang ito. Sila ay tinatanggap kapag ang basement dry at mahusay na pinainitang, nilagyan ng mechanical bentilasyon, may kakayahan na magbigay para sa isang oras o dalawang triple breathability. Archive para sa loft o attic ay posible lamang sa kondisyon na ang mga naaangkop na temperatura at halumigmig kundisyon.

Isang napaka-mahalagang kinakailangan para sa nasasakupang-archive na may paggalang sa ang aparato mga kable. Ito ay obligado na sarado na may hindi mapapasukan ng hangin sockets. Panali ng portable de-koryenteng kagamitan ay binibigyan ng goma pagkakabukod. ay hindi dapat ilagay sa loob ng bahay o mga karaniwang imbakan ng floor circuit breakers.

Ang mga napiling non-aalis ng alikabok at di-kinakaing unti-unti materyales tulad ng mga materyales na gusali para sa pagtatapos archival repositories. extinguishing sistema ay dapat na nilagyan ng walang kinikilingan, ligtas para sa mga dokumento. Hindi ito pinapayagan na gamitin ang sunog sa tindahan, isama heater o lugar ng ibang mga bagay.

upang ibuod

Pagkatapos ng pagbabawas ng piniling lugar sa pagsunod sa lahat ng mga kinakailangan sa itaas sa room archive, kumuha ng isang pangwakas na pasiya sa pagiging angkop o unsuitability para sa paggamit. Dalhin ang naturang desisyon pagkatapos ng paglagay ng tsek ang mga posibleng sanitary at epidemiological istasyon at ang Estado Fire Pangangasiwa. archive ay maaaring mailagay saanman ay naka-iskedyul lamang pagkatapos ng pamamaraan ng detalyadong pagsusuri.

Nito layunin - upang linawin ang room apoy at matukoy ang naaangkop na antas, upang siyasatin ang mga pangunahing istruktura tibay, tiyakin ang lakas ng sumanib sa pagitan ng mga palapag sa pagkalkula ng mga potensyal na pag-load (na kagamitan para sa mga archive at ang bigat ng mga naka-imbak na dokumento), i-check ang availability at kasalukuyang katayuan ng bentilasyon at heating system.

Sa pag-audit na kasangkot bilang mga kinatawan ng organisasyon (karaniwan ay mga empleyado ng hinaharap archive), at mga empleyado ng lahat ng mga kaugnay na serbisyo - .. Building, sunog, seguridad, atbp Ang mga resulta ng pagsusuri ay makikita rin sa paghahanda ng sa huling kumilos.